[Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Trang chủ
[Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 01-07-12, 10:18 PM

TIP 27: Làm một Worksheet "Ẩn Thật sự"

Khi ẩn một sheet: Chỉ cần nhấp chuột phải vào tab sheet và chọn Hide Bảng từ menu chuột phải. Và, để unhide một sheet: Kích chuột phải vào tab sheet bất kỳ và chọn Unhide từ menu chuột phải.

Để làm khó khăn hơn cho người sử dụng bình thường unhide một sheet ẩn, là làm cho sheet "Ẩn thật sự". (Click to View)

Đây là cách làm điều đó:

1. Bật tab Developer, chọn File➜Options➜tab Customize Ribbon, và đặt một dấu chọn bên cạnh Developer trong hộp danh sách bên phải.
2. Kích chọn sheet mà bạn muốn ẩn.
3. Nhấp vào Developer➜Controls➜Properties để hiển thị cửa sổ Properties (xem hình 27-1).
4. Trong cửa sổ Properties, bấm vào các thuộc tính Visible để hiển thị một nút mũi tên xuống, nhấp chuột vào nút để hiển thị một danh sách thả xuống và chọn 2-xlSheetVeryHidden.

Sau khi thực hiện các bước trên, bạn không thể unhide sheet bằng cách sử dụng bất kỳ lệnh nào của Excel, thậm chí không thể unhide bảng bằng cách sử dụng cửa sổ Properties. Cửa sổ Properties cho thấy các thuộc tính của những sheet chọn. Khi cửa sổ bị ẩn, không bao giờ chọn được sheet.

Để làm cho bảng ẩn thật có thể thấy lại, bạn sử dụng một macro VBA đơn giản. Macro được liệt kê ở đây unhide Sheet2 của bảng tính đang hoạt động (thay đổi tên sheet phù hợp):

Mã:
Sub UnhideSheet () Worksheets ("Sheet2"). Visible = True End Sub

Lập một bảng tính ẩn thật sự không phải là một tính năng bảo mật. Bất cứ ai thực sự muốn biết những gì nằm trên một tờ ẩn có thể dễ dàng tìm thấy bằng cách sử dụng một macro như được liệt kê ở đây.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 07-07-12, 10:24 PM

TIP 28: Làm việc với các Backstage View

Có lẽ một trong những tính năng mới quan trọng nhất trong Excel 2010 là Backstage View – bằng cách nhấp vào tab File. (Click to View)

Về cơ bản, Backstage View là nơi bạn đến khi bạn muốn thực hiện thao tác nào đó với workbook của bạn: lưu, in, chuyển đổi nó vào một tập tin PDF, chia sẻ nó với những người khác, hoặc chỉ cần kiểm tra một số thông tin cơ bản. Những lệnh bạn đưa ra trong Backstage View thường không ảnh hưởng đến nội dung của tài liệu của bạn. Cách tốt nhất để làm quen với các chức năng trong này là click thử và xem những gì bạn tìm thấy. (Hình 28-1).

Để thoát khỏi Backstage View, chỉ cần nhấp vào bất kỳ tab Ribbon phía trên. Nếu nhấn vào lệnh Exit ở dưới cùng thì bạn không thoát khỏi Backstage View – mà là đóng Excel.

RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 08-07-12, 05:42 PM

TÓM TẮT PHẦN I

PHẦN I	NỘI DUNG	CHI TIẾT
TIP 1	Hãy hiểu phiên bản excel bạn đang sử dụng	Bạn cần biết bạn đang sử dụng Excel version nào
TIP 2	Tối đa hoá hiệu quả Ribbon	Ẩn Ribbon: nhấp đúp vào tab bất kỳ / Ctrl+F1 / Nhấp icon cạnh Help (?) & ngược lại
TIP 3	Hiểu tính năng Protected View	- Nếu tập tin an toàn: nhấp Enable Editing & ngược lại (bạn chỉ có thể xem chứ không thể thao tác) - Mở một tập tin trong Protected View: File ➜Open ➜chọn Open in Protected View (bên dưới cửa sổ) ➜chọn file mở (chỉ có thể in, không thể thao tác hay sao chép) - Thay đổi các thiết lập Protected View: File ➜Options ➜Trust Center ➜Trust Center Settings ➜tab Protected View
TIP 4	Lựa chọn một phạm vi bằng cách sử dụng phím shift và các phím mũi tên	1. Chọn 1 vùng liên tục: - Giữ shift & dùng các phím mũi tên - Kết hợp cách trên với phím End - Để trỏ ở ô đầu tiên ở trên - bên trái, nhấp giữ Shift, nhấp trỏ vào ô dưới cùng - bên phải - Chọn toàn bộ một sheet: Ctrl+A 2. Chọn phạm vi không liên tục: chọn từng vùng bằng chuột hay phím - nhấn Shift+F8 - chọn phạm vi kế tiếp 3. Chọn một hay nhiều hàng ngang: - Để trỏ nằm ô cột số thứ tự của hàng ➜nhấp chọn hàng. Giữ Shift (hay Ctrl) nếu chọn nhiều hàng liên tục (hay không liên tục). - Trỏ ô bất kỳ trong hàng ➜Shift+spacebar ➜Giữ Shift (hay Ctrl) và dùng phím mũi tên để mở rộng hàng liên tục (hay không liên tục) 4. Chọn một hay nhiều cột dọc: Tương tự trên - chỉ thay phím Shift+spacebar bằng Ctrl+spacebar 5. Chọn nhiều sheet: - Chọn toàn bộ sheet đầu tiên (Ctrl+A) - Giữ Shift trong khi nhấp sheet cuối (liên tục); giữ Ctrl trong khi nhấp chọn từng sheet (không liên tục)
TIP 5	Tạo sự lựa chọn vùng ""đặc biệt""	- Lựa chọn vùng tìm; nếu không excel sẽ tìm toàn sheet - Home ➜Find & Select ➜Go To Special (F5) ➜Special ➜Tùy chọn những yếu tố của ô mà bạn muốn search
TIP 6	Undoing, Redoing, and Repeating (Hoàn tác, Làm lại, và Lặp lại)	- Undo: Ctrl+Z / mũi tên bên trái của nút Undo (Tab Quick) - Redo: Ctrl+Y / F4 / mũi tên bên phải của nút Undo (Tab Quick) - Repeat: lặp lại Ctrl+Y / F4
TIP 7	Phím tắt	Chức năng các phím tắt thường sử dụng (xem bảng chi tiết trong bài)
TIP 8	Duyệt Sheets trong bảng tính	Nhấp vào tab sheet / Nhấp chuột phải vào công cụ điều khiển tab di chuyển ➜chọn sheet / Ctrl+PgDn hay Ctrl+PgUp: Kích hoạt sheet trước hay sau
TIP 9	Thiết lập lại vùng sử dụng bằng Worksheet	Ctrl+End: kích hoạt ô cuối cùng bên phải trong vùng sử dụng của sheet. Nếu Excel xác định nhầm vùng sử dụng, bạn hãy làm các cách sau và thử lại: - Thử lưu workbook và mở lại - Xoá (delete) các cột bên phải và các hàng bên dưới dữ liệu (có thể do còn các định dạng) - Chọn Home ➜Find & Select ➜Go To Special (F5). Chọn tùy chọn Last Cell và OK.
TIP 10	Hiểu rõ Workbooks so với Windows	- Tạo nhiều cửa sổ cho một workbook: View➜Window➜New Window - Mở 2 hay nhiều cửa sổ trên cùng một màn hình: View➜Window➜Arrange All - Để Excel sẽ tự động cuộn đồng bộ hai bảng tính dễ dàng so sánh: View➜Window➜View Side by Side - Để hiển thị các công thức: Ctrl+`
TIP 11	Tùy chỉnh Quick Access Toolbar	- Kích hoạt Quick Access toàn màn hình: View➜Workbook Views➜Full Screen / Thoát: Close Full Screen hoặc Escape - Thêm icon mới: Control Quick Access ➜chọn lệnh muốn thêm / Kích chuột phải lệnh đó trên Ribbon ➜Add to Quick Access Toolbar / Kích chuột phải vào tab Quick Access toolbar hoặc Ribbon ➜Customize Quick Access Toolbar. - Hủy bỏ icon: kích chuột phải vào icon ➜Remove from Quick Access Toolbar / File ➜Excel Options ➜tab Quick Access Toolbar ➜chọn lệnh trong danh sách bên phải ➜Remove - Thay đổi thứ tự các icon: File ➜Excel Options ➜tab Customization ➜Chọn lệnh và sử dụng mũi tên lên và xuống bên phải để di chuyển - Chia sẻ tab Quick Access: Sử dụng nút Import / Export để lưu một tập tin chứa tùy biến Quick Access toolbar của bạn - kể cả các tùy chỉnh Ribbon - Thiết lập lại tab Quick Access: hộp thoại Excel Options ➜ Reset ➜Reset Only Quick Access Toolbar
TIP 12	Tùy chỉnh giao diện Ribbon	Bạn có thể tùy chỉnh Ribbon: - Thêm / Hủy bỏ / Thay đổi thứ tự của một tab, lệnh, nhóm - Thay đổi tên của một tab / một nhóm. - Thiết lập lại Ribbon để loại bỏ tất cả các tùy chỉnh. Kích chuột phải vào bất cứ nơi nào trên Ribbon và chọn Customize Ribbon / File ➜Excel Options ➜Customize Ribbon ➜Tùy chọn (giống QA toolbar)
TIP 13	Truy cập vào Ribbon bằng bàn phím của bạn	- Nhấn Alt hay phím chéo (/) để hiện cái chữ cái keytip - Chuyển các tab bằng phím mũi tên - Chuyển các truy cập bằng phím Alt+chữ cái của lệnh truy cập - Khi chọn được đúng lệnh ➜Enter
TIP 14	Phục hồi lại tập tin của bạn	- Phục hồi các phiên bản của bảng tính hiện tại: File ➜ Info ➜liệt kê từng phần phiên bản cũ - Phục hồi công việc chưa được lưu: File➜Info➜Versions➜Recover Draft Versions (hay File ➜Recent): danh sách của tất cả các phiên bản dự thảo của bảng tính (dự thảo được xóa sau bốn ngày) - Lưu ý: Điều chỉnh các phiên bản tính năng trong tab Save của hộp thoại Excel Options:như thay đổi khoảng thời gian lưu tự động (mặc định là 10 phút), tắt tự động lưu, hoặc vô hiệu hóa tính năng này cho tất cả các bảng tính.

RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 10-07-12, 08:52 PM

TÓM TẮT PHẦN I (tt)

PHẦN I	NỘI DUNG	CHI TIẾT
TIP 15	Tùy chỉnh Workbook Mặc định	1. Tạo một mẫu book.xltx: Chọn số sheet / Chọn kiểu dáng (Home➜Styles, click chuột phải vào Style Gallery chọn➜Modify) / Cài đặt in (chọn Page Layout) / Độ rộng cột / Card đồ họa (có thể chèn một hoặc hai đối tượng đồ họa) 2. Chọn File ➜ Save As: Save As Type ➜Chọn Template (.xltx) / Nếu file mẫu chứa macro VBA (Unabled Template (.xltm)) - Hãy chắc chắn rằng tập tin được lưu vào thư mục XLStart của bạn. 3. Lưu ý: nhấn Alt + F11 để kích hoạt trình soạn thảo VB. Nhấn Ctrl+G để hiển thị cửa sổ, và gõ câu lệnh và Enter: [? Application.StartupPath] 4. Để trở lại Excel mặc định bình thường: File ➜ New và chọn mục Workbook Trống.
TIP 16	Sử dụng theme	Áp dụng một theme: Page ➜ Layout ➜ Themes (cho cả workbook): Màu sắc, Fonts, và Hiệu ứng. - Thay phông chữ: control Page Layout➜ Themes ➜Fonts ➜Create New Theme Fonts. - Thay màu sắc: Control Page Layout ➜Themes➜Colors ➜Create Theme Colors. - Lưu các chủ đề mới: Page Layout➜Themes➜Save Current Theme. Chủ đề tùy chỉnh của bạn xuất hiện trong danh sách chủ đề trong mục Custom.
TIP 17	Ẩn yếu tố giao diện sử dụng	1. Từ Ribbon - Ruler: View ➜Show ➜Ruler - Gridlines: View ➜Show ➜Gridlines - Thanh Formula: View ➜Show ➜Formula Bar. - Row & Column Headers: View ➜Show ➜Headings (hàng (số) và cột (chữ cái) 2. Từ bàn phím: - Ribbon: Ctrl+F1 - Outline symbols: Data ➜Outline ➜Group command / Ctrl+8 3. Từ hộp thoại Options của Excel: File ➜Options ➜tab Advanced: - Hiện tất cả Windows in Taskbar (nên giữ chế độ tắt). - Hiển thị Comments của ô: Review➜Comments tab. - Ngắt trang (Breaks Page): Display Options for This Worksheet ➜Show Page Breaks - Zero Values (để tất cả các ô zero): Display Options for This Worksheet ➜Show a Zero in Cells That Have Zero Value - Scroll Bars (Ẩn các thanh cuộn ngang và dọc): Display Options for This Workbook ➜ đánh dấu chọn Show Horizontal Scroll Bar and Show Vertical Scroll Bar. - Sheet Tabs (Để ẩn tab sheet): Display Options for This Workbook ➜bỏ các dấu chọn Show Sheet Tabs. Có thể sử dụng Ctrl+PgUp và Ctrl+PgDn để kích hoạt một sheet khác nhau.
TIP 18	Ẩn cột hoặc hàng	1. Hide - Một hoặc nhiều cột: chọn các cột cần ẩn ➜Home ➜Cells➜ Format➜Hide & Unhide ➜Hide Columns / nhấp chuột phải ➜chọn Hide / Ctrl+0 (số zero). - Một hoặc nhiều hàng: Chọn các hàng muốn ẩn ➜chọn Home ➜Cells ➜Forma t➜Hide & Unhide ➜Hide Rows / nhấp chuột phải ➜Hide / Ctrl+9. 2. Unhiding - Cột: Chọn một phạm vi gồm các ô bên trái và bên phải của cột ẩn ➜Home ➜Cells ➜Format ➜Hide & Unhide ➜Unhide Columns / click chuột phải ➜Unhide / Ctrl+Shift+0. - Tương tự cho hàng ngang
TIP 19	Ẩn nội dung trong ô	Ẩn gián tiếp: - Chọn các ô muốn ẩn: Ctrl+1 ➜Format Cells ➜tab Number ➜Custom ➜ô Type: nhập ;;; (ba dấu chấm phẩy). - Chọn màu chữ giống như màu nền của ô. - Thêm một hình che trên các ô cần ẩn. Ẩn công thức các ô đó: Chọn các ô ➜Ctrl +1 ➜Format Cells ➜tab bảo vệ ➜Hidden ➜OK. Chọn Review ➜Changes ➜Protect Sheet ➜ thêm một mật khẩu (nếu muốn) ➜OK. (Muốn thay đổi trạng thái khóa của một ô bằng cách sử dụng tab Protection trong hộp thoại Format Cells)
TIP 20	Chụp Hình ảnh của Ranges	- Tạo một hình ảnh tĩnh của một vùng (không thay đổi theo gốc): Chọn các ô cần sao chép ➜Ctrl+C ➜Home ➜Clipboard ➜Paste ➜Other Paste Options ➜Picture (U) - Tạo một hình ảnh trực tiếp (link) của một vùng (thay đổi theo link gốc): Chọn các ô cần sao chép ➜Ctrl+C. ➜Home ➜Clipboard ➜Paste ➜Other Paste Options ➜Linked Picture (I) - "De-link" hình ảnh: chỉ cần xóa các công thức trên thanh Formula. Và ngược lại, thêm công thức cho một hình ảnh không liên kết, bạn có thể sửa đổi thành hình ảnh được liên kết.
TIP 21	Thực hiện các tìm kiếm không chính xác	- Tìm kiếm: Home ➜Editing ➜Find & Select ➜Find / Ctrl+F - Tìm kiếm & thay thế: Home ➜Editing ➜Find & Select ➜Replace / Ctrl+H 1. Tìm kiếm không chính xác (gần đúng): Hộp thoại Find and Replace hỗ trợ hai ký tự đại diện: ? (khi chỉ có một ký tự duy nhất) & * (khi có một số ký tự) VD1: Tìm kiếm 3*: xác định tất cả các ô có chứa một giá trị bắt đầu với 3 VD2: Tìm kiếm 1?9: xác định tất cả các mục ba chữ số bắt đầu với 1 và kết thúc với 9 Lưu ý: Để tìm kiếm một dấu hỏi (?)hoặc dấu hoa thị , đặt dấu ngã (~) đứng trước các ký tự; nếu tìm kiếm cho ký tự dấu ngã, thì sử dụng hai dấu ngã (~) 2. Nếu tìm kiếm không đúng, hãy kiểm tra: Match Case (Phân biệt viết hoa hay không) / Match Entire Cell Contents (tìm chính xác, không tìm gần đúng) / Look In (ví dụ, Values không tìm thấy ô có chứa 900 nếu value được tạo ra bởi một công thức) 3. Lưu ý: - Chọn một ô ➜tìm toàn bộ bảng tính - Không tìm định dạng số (tiền tệ $5) - Tìm ngày không chính xác nếu hệ thống của bạn sử dụng ngày khác - Dùng một ô Replace With trống để xóa chúng bằng dữ liệu rỗng.
TIP 22	Thay thế định dạng	1. Home ➜Editing ➜Find & Select ➜Replace (hoặc nhấn Ctrl+H) (có thể chọn vùng) 2. Các ô Find and Replace With đều trống 3. Nhấp nút Format ➜Find Format ở trên (bên cạnh ô Find What) ➜Find Format. Nếu các ô này không thể nhìn thấy, hãy nhấp vào nút Options để mở rộng hộp thoại. 4. Nhấp nút Format bên dưới (bên cạnh ô Replace With) ➜Replace Format ➜Choose Format from Cell và chỉ định một ô có chứa các định dạng thay thế ➜Replace All.
TIP 23	Thay đổi Đề án Màu sắc Excel	Thay đổi màu sắc: File ➜Options➜tab General (Blue, Sliver, hoặc đen)
TIP 24	Hạn chế khu vực Có thể sử dụng trong worksheet	1. Thiết lập các thuộc tính ScrollArea: - Chọn Developer ➜Controls ➜Properties để hiển thị cửa sổ Properties ➜nhập địa chỉ phạm vi ➜Enter (thuộc tính ScrollArea sẽ thiết lập lại khi bạn đóng file) Giải pháp là viết một macro VBA đơn giản: - Nhấn Ctrl+F5 ➜Kích chuột phải vào thanh tiêu đề của sheet ➜View Code ➜Nhập mã VBA (điều chỉnh tên của bảng tính và địa chỉ phạm vi): [Private Sub Workbook_ Open () Worksheets ("Sheet1") ScrollArea = "C6: F13". End Sub]. - Nhấn Alt+F11 ➜Lưu bảng tính, đóng lại, và mở lại nó. 2. Sử dụng bảo vệ bảng tính: - Chọn tất cả các ô mà bạn muốn để có thể truy cập ➜Ctrl+1 ➜Format Cells ➜tab Protection ➜bỏ các dấu chọn từ hộp kiểm tra đã bị khoá. - Chọn Review ➜Changes ➜Protect Sheet ➜loại bỏ các dấu kiểm từ hộp kiểm Select Locked Cells - Chỉ định một mật khẩu (nếu muốn) yêu cầu để mở khóa bản vệ sheet ➜OK.
TIP 25	Cách thay đổi cho các Comment của ô	- Chuyển đổi màn hình hiển thị các Comment: Review ➜Comments ➜Show All Comments / Excel Options ➜tab Advanced ➜tùy chọn xem comment - Có thể chọn để ẩn tất cả các comment và các đánh dấu có comment - Kích hoạt các ô mà bạn muốn hiển thị tin nhắn pop-up: Data ➜Data Tools ➜Data Validation ➜tab Input Message ➜nhập tiêu đề cho thông điệp của bạn ➜Nhập các tin nhắn trong hộp Input Message ➜OK (bạn sẽ thấy pop-up cho những ô đã bị hide comment)
TIP 26	Hiểu biết về hệ thống Trợ giúp Excel	- Nhấp F1 (Help) / kích vào biểu tượng dấu (?) - Bạn có thể thay đổi trạng thái bằng cách nhấn nút và chọn ổ đĩa cứng của bạn (Offline) và trên một máy chủ Web Microsoft (Connected to Office.com) - Để xác định những nút xuất hiện trên thanh công cụ trong cửa sổ Trợ giúp: nhấp vào biểu tượng nhỏ ở phía bên phải của thanh công cụ và chọn nút Add or Remove (hình 26-3). Mục có đánh dấu chọn được hiển thị trong thanh công cụ cửa sổ Trợ giúp.
TIP 27	Làm một Worksheet "Ẩn Thật sự"	- Cách ẩn một sheet thông thường: nhấp chuột phải vào tab sheet ➜Hide & Unhide một sheet: Kích chuột phải vào tab sheet bất kỳ ➜Unhide. - Cách "Ẩn thật sự" một sheet: 1. Kích chọn sheet mà bạn muốn ẩn. 2. Nhấp vào Developer ➜Controls ➜Properties để hiển thị cửa sổ Properties 3. Trong cửa sổ Properties ➜nhấp thuộc tính Visible ➜chọn 2-xlSheetVeryHidden. - Unhide: sử dụng một macro VBA đơn giản: [Sub UnhideSheet () Worksheets ("Sheet2"). Visible = True End Sub]
TIP 28	Làm việc với các Backstage View	- Những lệnh trong Backstage View thường không ảnh hưởng đến nội dung của tài liệu của bạn: như lưu, in, chuyển đổi nó vào một tập tin PDF, chia sẻ với Những người khác, hoặc kiểm tra một số thông tin cơ bản. - Để thoát khỏi Backstage View: nhấp vào bất kỳ tab Ribbon phía trên (nhấn Exit ở dưới cùng thì bạn sẽ đóng toàn bộ Excel)

RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 11-07-12, 09:47 AM

PHẦN II: NHẬP DỮ LIỆU

TIP 29: Phân biệt các loại dữ liệu

Khi bạn gõ bất cứ cái gì đó vào một ô trong bảng tính, Excel sẽ làm việc và cho ra một trong những quyết định sau về loại dữ liệu bạn nhập vào:
- Bạn nhập một giá trị.
- Bạn nhập vào một ngày hoặc thời gian.
- Bạn nhập một số văn bản.
- Bạn nhập một công thức. (Click to View)

Nhập các giá trị
Mọi việc nhập ô bao gồm một số lượng chữ số được coi là một giá trị. Giá trị cũng có thể bao gồm một vài đặc điểm đặc biệt:
- Dấu âm (-): Nếu có một dấu âm (-) trước giá trị, Excel sẽ hiểu nó như là một số âm.
- Dấu cộng (+): Nếu một dấu cộng (+) trước các giá trị, Excel sẽ hiểu nó như là một số dương (và không hiển thị dấu cộng).
- Dấu ngoặc đơn (): Nếu một số dương trong dấu ngoặc đơn, Excel sẽ hiểu nó như là một giá trị âm.
- Dấu tỷ lệ phần trăm ( % ): Nếu dấu phần trăm ( % ) sau những con số, Excel sẽ hiểu giá trị như là một tỷ lệ phần trăm.
- Biểu tượng tiền tệ: Nếu biểu tượng tiền tệ (ví dụ: $) trước các con số, Excel sẽ hiểu giá trị nhập như là một giá trị tiền.
- Dấu tách hàng ngàn: Nếu số có một hoặc nhiều hơn dấu phân cách số hàng ngàn theo hệ thống của bạn (ví dụ, một dấu phẩy), Excel sẽ hiểu mục nhập như một số. Lưu ý rằng dấu này phải được ở vị trí thích hợp. Ví dụ, Excel diễn giải 4,500 như là một giá trị, nhưng sẽ không hiểu 45,00 là một giá trị.
- Ký hiệu khoa học: Nếu giá trị bao gồm chữ E, Excel sẽ hiểu là ký hiệu khoa học. Ví dụ, 3.2E5 được hiểu là 3,2 × 10^5

Nhập ngày tháng và thời gian

- Excel xử lý ngày tháng và thời gian như các dạng đặc biệt của các giá trị số.
Hệ thống này giúp cho nó dễ dàng để xử lý các ngày trong công thức, nếu không, công thức của bạn sẽ tạo ra kết quả không chính xác.
- Lưu ý: cần phải nhập vào ngày tháng theo một định dạng tương ứng với việc thiết lập ngày của bạn. Nếu không, việc nhập vào một ngày có thể được hiểu là văn bản chứ không phải là một ngày. Khi bạn có ý định nhập không đầy đủ (ví dụ, phân số 1/5), Excel sẽ hiểu là ngày 05 tháng một năm nay. Giải pháp là đặt trước phần này một dấu bằng.

Bảng dưới đây cung cấp mẫu của các định dạng ngày mà Excel công nhận (thay đổi định dạng ngày khác bằng tab Number của hộp thoại Format Cells).

- Excel có thể làm việc với thời gian bằng cách sử dụng ngày phân đoạn. Ví dụ, dãy số của ngày June 1, 2010, là 40330. Trưa ngày 01 tháng 6 2010 (nửa ngày), được trình bày trong nội bộ là 40330,5

Bảng sau đây cho thấy một số ví dụ về các định dạng thời gian mà Excel có thể nhận biết.

- Khi bạn nhập một thời gian vượt quá 24 giờ, ngày liên quan cho các gia số thời gian để phù hợp. Ví dụ, nếu bạn nhập vào một ô thời gian sau:

Mã:
25:00:00

nó sẽ hiểu là 1:00 PM ngày January 1, 1900. Phần ngày gia tăng của dữ liệu nhập, vì thời gian vượt quá 24 giờ (giá trị thời gian không có ngày sẽ sử dụng January 0, 1900 như là một ngày thay thế.

Nhập văn bản

Nếu Excel không thể giải thích mục nhập vào ô của bạn như là một giá trị, một ngày, một thời gian, hoặc một công thức, nó đưa vào các thể loại văn bản.

Một ô có thể chứa khoảng 32.000 ký tự. Tuy nhiên, Excel có rất nhiều hạn chế khi thể hiển thị một lượng lớn các ký tự trong một ô. Nếu cần phải hiển thị một số lượng lớn các văn bản, hãy sử dụng Insert➜Text➜Text Box.

Nhập công thức

Thông thường, bạn bắt đầu một công thức bằng một dấu bằng (=). Tuy nhiên, Excel cũng chấp nhận một dấu cộng hoặc dấu trừ. Và (để đáp ứng cho người dùng Lotus cũ 1-2-3), nếu công thức của bạn bắt đầu với một chức năng worksheet, Excel cũng chấp nhận một dấu "&" (@). Tuy nhiên, ngay sau khi bạn nhấn Enter, dấu “&” được thay thế bằng một dấu bằng.

Công thức có thể chứa các yếu tố:
- Các toán tử, như + (cộng) và * (nhân)
- Dấu ngoặc đơn
- Định vị ô (bao gồm cả các ô được đặt tên và phạm vi)
- Giá trị hoặc văn bản
- Chức năng worksheet (như SUM hay AVERAGE)
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 19-07-12, 11:48 PM

TIP 30: Di chuyển các con trỏ ô sau khi nhập dữ liệu

Theo mặc định, sau khi nhập dữ liệu vào một ô và nhấn Enter, Excel tự động di chuyển con trỏ tới ô kế dưới.
Để thay đổi cài đặt: sử dụng hộp thoại Excel Options (chọn File ➜Options ➜Advanced ➜Editing Options ➜After Pressing Enter, Move Selection ➜chọn hướng di chuyển con trỏ (xem hình 30-1).
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 20-07-12, 02:34 PM

TIP 31: Chọn vùng cần nhập dữ liệu trước khi nhập

Đây là một mẹo mà đa số người sử dụng Excel không biết: Khi một loạt các ô được chọn, Excel sẽ tự động di chuyển con trỏ di động đến các ô tiếp theo trong phạm vi chọn khi bạn nhấn Enter. Ô tiếp theo được xác định bởi các thiết lập Direction trên tab Advanced của hộp thoại Excel Options (xem Tip 30).

Ví dụ, nếu thiết lập Direction là Down, Excel di chuyển xuống theo cột, khi đến ô được chọn cuối cùng trong cột, nó sẽ di chuyển đến ô đầu tiên trong phạm vi được chọn trong cột tiếp theo. Để bỏ qua một ô, chỉ cần nhấn Enter. Để đi lùi, nhấn Shift+Enter. Nếu bạn thích nhập dữ liệu theo hàng hơn theo cột, nhấp Tab thay vì Enter
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 20-07-12, 10:33 PM

TIP 32: Sử dụng AutoComplete để Tự động hóa nhập dữ liệu

Tính năng AutoComplete của Excel làm cho nó dễ dàng trong việc nhập văn bản tương tự vào nhiều ô, tính năng này đảm bảo rằng các mục của bạn được viết đúng chính tả và phù hợp. (Click to View)

- AutoComplete cũng thay đổi trường hợp của các chữ cái cho bạn một cách tự động. Nếu bạn bắt đầu nhập “sugar” (với một s chữ thường) trong mục nhập thứ hai, Excel sẽ đổi s thành chữ hoa, để phù hợp với các mục nhập trước đó trong cột.

Nếu cột có chứa nhiều mục phù hợp với vài ký tự đầu tiên, Excel không hiển thị một gợi ý cho đến khi phần nhập của bạn phù hợp với một mục duy nhất. Ví dụ, nếu cột cũng chứa một sản phẩm mang tên Free-Sugar Marpinettes, AutoComplete không góp phần gợi ý cho đến khi bạn gõ hoặc chữ cái đầu tiên của Snaphylytes hoặc ký tự đầu tiên của Marpinettes.

Lưu ý: Bạn cũng có thể truy cập vào phiên bản định hướng bằng chuột của AutoComplete, bằng cách kích chuột phải vào các ô và chọn Pick from Drop-Down List từ menu chuột phải. Excel sẽ hiển thị một danh sách thả xuống có tất cả các mục trong cột hiện tại, và bạn chỉ cần nhấp vào một trong những mục bạn muốn. Xem Hình 32-1.

Bạn thậm chí có thể truy cập danh sách thả xuống từ bàn phím: Nhấn phím Shift+F10 để hiển thị menu chuột phải, và sau đó nhấn k (phím nóng cho Pick from List). Sử dụng các phím mũi tên để tạo vùng chọn của bạn và sau đó nhấn Enter.

Hãy nhớ rằng AutoComplete làm việc chỉ trong vòng một cột các ô liên tục. Ví dụ, nếu bạn có một hàng trống, AutoComplete chỉ tìm vào các nội dung của các ô từ dòng trống trở xuống.

Nếu bạn thấy các tính năng AutoComplete thiếu chính xác, bạn có thể tắt nó, vào tab Advanced của hộp thoại Excel Options (chọn File ➜Options). Phần thiết lập lại nằm trong phần Editing Options, mục Enable AutoComplete for Cell Values.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 22-07-12, 04:02 PM

TIP 33: Loại bỏ các dòng trùng lặp

Một mục lâu đời trong danh sách lệnh của Excel là khả năng tự động xóa các hàng trùng lặp trong bảng tính. Hình 33-1 cho thấy một loạt các dữ liệu sau khi nó được chuyển đổi sang một bảng bằng cách sử dụng Insert ➜Tables ➜Table. Chú ý rằng bảng này có một số hàng trùng lặp. (Click to View)

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng, chọn Table Tools ➜Design ➜Tools ➜Remove Duplicates. Excel đáp ứng với hộp thoại như trong hình 33-2. Hộp thoại liệt kê tất cả các cột trong bảng của bạn. Chọn hộp kiểm tra cho các cột mà bạn muốn tìm kiếm trùng lặp. Thường thì bạn chọn tất cả các cột có nghĩa là một bản sao được định nghĩa là có cùng một dữ liệu trong mỗi cột.

Nhấn OK, và Excel loại bỏ ra các hàng trùng lặp và hiển thị một thông báo cho bạn biết có bao nhiêu bản sao loại bỏ (xem hình 33-3).

Lưu ý: Nếu dữ liệu của bạn không phải là trong một bảng, sử dụng Data ➜Data Tools ➜Remove Duplicates để hiển thị hộp thoại Remove Duplicates.

Lưu ý: các giá trị nhân bản được xác định bằng giá trị hiển thị trong ô không nhất thiết phải bằng giá trị được lưu trữ trong ô. Giả sử rằng hai ô có chứa cùng một ngày: Một ngày được định dạng để hiển thị như 5/15/2010, và một ngày được định dạng để hiển thị là May 15, 2010. Khi loại bỏ trùng lặp, Excel coi những ngày này là khác nhau.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 27-07-12, 09:04 PM

TIP 34: Giữ hàng tiêu đề trong tầm nhìn khi thao tác

Một tính năng trong Excel 2007 nhằm giữ hàng tiêu đề khi bạn di chuyển phía xuống dưới worksheet - nhưng chỉ khi dữ liệu của bạn nằm trong dạng một bảng (được tạo ra với Insert ➜Tables ➜Table). Hình 34-1 cho thấy một bảng đã được cuộn xuống. Thông thường, các tiêu đề cột bị cuộn ra khỏi tầm nhìn. Nhưng ở đây, khi bạn đang làm việc với bảng, Excel vẫn hiển thị các tiêu đề của cột dưới các ký hiệu chữ cái cột một cách bình thường. (Click to View)

Lưu ý rằng các tiêu đề cột có thể nhìn thấy chỉ khi một ô trong bảng được chọn (?).

Nếu dữ liệu của bạn không phải nằm trong dạng bảng, bạn phải sắp xếp thứ tự dữ liệu theo kiểu cũ: dùng freeze panes. Phương pháp này giữ cho các nhóm tiêu đề có thể nhìn thấy trong khi bạn đang di chuyển worksheet.

Để freeze (đóng băng) hàng đầu tiên, chọn View ➜Window ➜Panes Freeze ➜Freeze Top Row. Excel chèn một dòng đậm ngang để chỉ ra hàng freeze. Để freeze cột đầu tiên, chọn View ➜Window ➜Freeze Panes ➜Freeze First Column.

Nếu bạn muốn freeze nhiều hơn một cột hoặc một hàng, di chuyển con trỏ ô tới ô phía dưới và bên phải của nơi bạn muốn freeze xảy ra. Sau đó, chọn View ➜ Window ➜ Panes Freeze ➜ Freeze Panes. Ví dụ, nếu bạn muốn freeze hai hàng đầu tiên và cột đầu tiên, di chuyển con trỏ ô từ ô B3 trước khi bạn ra lệnh. Để freeze 3 hàng đầu tiên (nhưng không đóng băng bất kỳ cột nào), chọn ô A4 trước khi bạn ra lệnh Freeze Panes.

Một số phím điều hướng sẽ không còn hoạt động khi hàng hay cột freeze. Ví dụ, nếu bạn nhấn Ctrl+Home, trong khi bảng tính đã freeze, con trỏ ô di chuyển tới ô trên-trái không bị freeze. Tương tự như vậy, phím Home di chuyển đến các ô không freeze đầu tiên trong dòng hiện tại. Bạn có thể di chuyển vào các hàng hoặc cột freeze bằng cách sử dụng các phím định hướng hoặc chuột của bạn.

Để loại bỏ các mảng freeze, chọn View ➜ Window ➜ Panes Freeze ➜ Unfreeze Panes.
Bài trước Bài tiếp