[Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Trang chủ
[Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 27-07-12, 09:46 PM

TIP 35: Tự động điền một phạm vi theo chuỗi

Nếu bạn cần phải điền vào một phạm vi với một loạt các giá trị, một cách thực hiện là nhập giá trị đầu tiên, viết một công thức để tính toán giá trị tiếp theo, và sao chép công thức. (Click to View)

Ví dụ, Hình 35-1 cho thấy một loạt các số liên tiếp trong cột A. Ô A1 có giá trị 1, và ô A2 chứa công thức này, đã được sao chép cột:

Mã:
= A1+1

Cách thực hiện khác là để cho Excel làm việc bằng cách sử dụng tính năng Autofill (Tự động điền ô) tiện dụng:
1. Nhập 1 trong ô A1.
2. Nhập 2 vào ô A2.
3. Chọn A1: A2.
4. Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô A2 (xử lý điền vào ô) và khi con trỏ chuột biến thành một dấu cộng màu đen, kéo xuống dọc theo cột để điền vào các ô.

Lưu ý: Bạn có thể bật hay tắt hoạt động này. Nếu ô không có phần xử lý điền vào ô, chọn File ➜Options ➜Advanced trong hộp thoại Excel Options. Nhấp chọn hộp Enable Fill Handle and Cell Drag-And-Drop.

Các dữ liệu nhập vào trong bước 1 và 2 cung cấp Excel với các thông tin cần thiết để xác định
kiểu dạng dùng của chuỗi. Nếu bạn đã nhập 3 vào ô A2, hàng loạt sau đó sẽ bao gồm các số nguyên lẻ: 1, 3, 5, 7, và v.v...

Đây là một thủ thuật Autofill: Nếu dữ liệu lúc bắt đầu của bạn không đều, Excel hoàn thành các hành động Autofill bằng cách thực hiện một hồi quy tuyến tính và điền vào các giá trị dự đoán.

Hình 35-2 cho thấy một bảng tính giá trị với doanh số bán hàng hàng tháng cho tháng giêng đến tháng bảy. Nếu bạn sử dụng Autofill sau khi lựa chọn C2: C8, Excel mở rộng doanh số bán hàng tốt nhất phù hợp với xu hướng tuyến tính và điền vào các giá trị bị mất. Hình 35-3 cho thấy các giá trị dự đoán, cùng với một biểu đồ.

Autofill cũng làm việc với ngày tháng và thậm chí một vài mục văn bản - tên ngày và tên tháng. Bảng sau đây liệt kê một vài ví dụ về các loại dữ liệu có thể được Autofill.

Bạn cũng có thể tạo danh sách cá nhân các mục Autofill. Để làm như vậy, mở hộp thoại Options Excel ➜tab Advanced. Sau đó di chuyển xuống và nhấp vào Edit Custom Lists để hiển thị hộp thoại Custom Lists. Nhập các mục của bạn trong hộp List Entries (mỗi loại trên một dòng). Sau đó nhấp vào nút Add để tạo ra danh sách. Hình 35-4 cho thấy một danh sách tùy chỉnh tên khu vực sử dụng chữ số La Mã.

Đối với kiểm soát nhiều hơn những gì có thể khi sử dụng Autofill, sử dụng nút phải chuột để click và kéo xử lý fill. Khi bạn thả nút, bạn sẽ thấy một trình đơn phím tắt với một số tùy chọn (xem hình 35-5). Các mục có sẵn trên menu chuột phải, sẽ phụ thuộc vào loại dữ liệu đã chọn. Ví dụ, nếu các ô đầu tiên trong loạt bài này có chứa một ngày, các tùy chọn liên quan đến ngày được kích hoạt.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 29-07-12, 01:01 AM

TIP 36: Làm việc với các phân số

Mặc dù hầu hết người sử dụng làm việc với các giá trị thập phân, một số loại dữ liệu thường được hiển thị dưới dạng phân số, không phải là số thập phân. Tip này mô tả làm thế nào để nhập giá trị không nguyên dưới dạng phân số. (Click to View)

Để nhập một số nguyên và một phân số vào một ô, để một khoảng trống giữa các số nguyên và phần phân số. Ví dụ, để hiển thị 6 7/8, hãy nhập 6(khoảng trắng) 7/8 và sau đó nhấn Enter. Khi bạn chọn ô đó, trên thanh Formula sẽ xuất hiện 6,875, và việc nhập phân số vào một ô sẽ như thể hiện một số lẻ.

Nếu bạn chỉ có một phân số (ví dụ, 1/8), bạn phải nhập một số không, như: 0 1/8 - nếu không, Excel có thể giả định rằng bạn đang nhập vào một ngày. Khi bạn chọn ô và nhìn vào thanh công thức, bạn sẽ thấy 0,125. Trong ô, bạn sẽ thấy 1/8.

Nếu tử số lớn hơn mẫu số, Excel chuyển đổi thành một số nguyên và một phân số. Ví dụ, nếu bạn nhập 0 65/8, Excel chuyển đổi nó để 8 1/8.

Sau khi bạn nhập một phân số, đưa lên hộp thoại Format Cells và hãy xem ở định dạng số cho ô. Bạn thấy rằng Excel tự động áp dụng một trong các định dạng số phân số của nó (xem hình 36-1).

Hình 36-2 cho thấy một worksheet hiển thị dữ liệu phân số. Các giá trị trong cột C được thể hiện ở dạng 4ths, 8ths, và 16ths, và các giá trị trong cột D là tất cả dạng 16ths.

Nếu không có định dạng phân số nào được xây dựng đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể có thể tạo một định dạng số tùy chỉnh. Nhấn Ctrl+1, và trong hộp thoại Format Cells, nhấp vào tab Number. Trong danh sách Category, nhấp vào Custom và sau đó nhập vào một chuỗi định dạng số trong ô Type. Ví dụ, nhập vào chuỗi số định dạng sau đây trong lĩnh vực Type để hiển thị một giá trị dạng 32nds:

Mã:
#??/32

Chuỗi định dạng số sau đây sẽ hiển thị một giá trị phân số đô la. Ví dụ, giá trị 154,87 được hiển thị như là 154 và 87/100 đô la.

Mã:
0 “and “??/100 “Dollars”

Ví dụ sau đây hiển thị giá trị ở dạng 16ths, với một dấu ngoặc kép nối vào bên phải. Chuỗi định dạng hữu ích khi bạn đối phó với inches (ví dụ, 2/16").

Mã:
# ??/16\”
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 31-07-12, 10:33 PM

TIP 37: Thay đổi kích thước thanh Công thức

Trong các phiên bản trước của Excel, chỉnh sửa một ô có chứa một công thức dài hoặc nhiều văn bản thường che khuất các bảng tính. Hình 37-1 cho thấy Excel 2003, khi một ô có chứa văn bản dài được chọn. Chú ý rằng nhiều ô được bao phủ bởi thanh Công thức mở rộng. Bắt đầu với Excel 2007, vấn đề này là sửa chữa nhờ một thanh Formula có thể thay đổi kích thước. (Click to View)

Excel 2010 (Excel 2007) thanh Formula hiển thị một dấu cuộn nhỏ dọc bên phải, nhưng nó không được rõ ràng thì bạn có thể kéo đường biên dưới của thanh Formula để thay đổi chiều cao của nó. Hình 37-2 cho thấy một ví dụ về thanh công thức thay đổi kích cỡ. Như bạn có thể thấy, tăng chiều cao của thanh Formula không làm lu mờ các thông tin trong bảng tính.

Khả năng thay đổi chiều cao của thanh Công thức là một sự thay đổi tương đối nhỏ, nhưng nó có thể rất hữu ích nếu bạn biết có nó tồn tại.

Hình 37-2: Thay đổi chiều cao của thanh công thức làm cho nó dễ dàng hơn nhiều để chỉnh sửa các công thức dài, và bạn vẫn có thể xem tất cả các ô trong bảng tính của bạn.

Cũng hữu ích là sự kết hợp một phím tắt: Ctrl+Shift+U. Nhấn tổ hợp phím này thay đổi chiều cao của thanh Công thức để hiển thị hoặc một hàng hoặc kích cỡ trước đó.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 13-08-12, 12:38 PM

TIP 38: Proofing dữ liệu của bạn với âm thanh

Excel 2002 giới thiệu một tính năng tiện dụng: text-to-speech - Excel có khả năng nói chuyện với bạn. Bạn có thể có tính năng này đọc lại một phạm vi cụ thể của các ô, hoặc bạn có thể thiết lập nó để nó đọc dữ liệu khi bạn đang nhập. (Click to View)

Vì một số lý do, kể từ Excel 2007, tính năng này không xuất hiện trong một số thao tác. Bạn có thể tìm kiếm hết các Ribbon và không tìm thấy một dấu vết của các tính năng text-to-speech. Thật ra, tính năng này vẫn tồn tại và bạn chỉ cần mất vài phút để đưa nó ra sử dụng.

Thêm câu lệnh vào Ribbon

Đây là cách để thêm các lệnh này vào một nhóm mới trong tab Review của Ribbon:

1. Kích chuột phải vào Ribbon và chọn Customize the Ribbon từ menu chuột phải. Excel sẽ hiển thị các tab Customize Ribbon của hộp thoại Excel Options.
2. Trong hộp danh sách bên phải, chọn Review và nhấp vào New Group.
3. Nhấp Rename và đổi tên nhóm, chẳng hạn như Speech.
4. Nhấp vào danh sách thả xuống bên trái và chọn Commands Not in the Ribbon.
5. Di chuyển xuống danh sách, và bạn tìm thấy 5 mục bắt đầu với từ Speak, chọn một và sau đó nhấn Add.
6. Nhấp OK để đóng hộp thoại Excel Options.

Sau khi bạn thực hiện các bước này, các tab Review hiển thị một nhóm mới với các biểu tượng mới (xem hình 38-1).

Sử dụng câu lệnh

Để đọc một phạm vi các ô, đầu tiên hãy chọn phạm vi đó và sau đó nhấp vào nút Speak Cells. Bạn cũng có thể chỉ định rõ (theo hàng hoặc cột). Để đọc dữ liệu khi nó được nhập vào, nhấp nút Speak On Enter.

Một số người (trong đó có tôi) nhận ra giọng phát âm trong tính năng "nên thích hay ghét" này rất khó để áp dụng lúc trong một khoảng thời gian dài. Và, nếu bạn nhập dữ liệu tại một clip tương đối nhanh, giọng phát âm hoàn toàn không thể theo kịp.

Bạn có thể kiểm soát giọng phát âm trong tính năng text-to-speech Excel một chút. Để điều chỉnh âm thanh, mở Control Panel của Windows và hiển thị hộp thoại Properties Speech (xem hình 38-2). Bạn có thể chọn một giọng nói khác, cũng như có thể điều chỉnh tốc độ. Nhấp vào nút Preview Voicebutton để nghe trước khi chọn.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 19-08-12, 09:03 PM

TIP 39: Kiểm soát Hyperlink tự động

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất Excel là "Làm thế nào tôi có thể ngăn chặn Excel tạo ra các Hyperlink tự động?"

Thông thường, Excel quan sát phần bạn nhập, và nếu nó nhận thấy phần nhập vào giống như bạn đang gõ một địa chỉ e-mail hoặc một URL Web, phần nhập sẽ được chuyển đổi thành một hyperlink. Điều đó không phải lúc nào cũng hữu ích. (Click to View)

Overriding (Ghi đè) một hyperlink tự động

Để ghi đè lên hyperlink tự động, chỉ cần bấm vào nút Undo (hoặc nhấn Ctrl+Z) sau khi bạn nhập văn bản. Hyperlink sẽ biến mất, nhưng văn bản bạn nhập vẫn còn nguyên vẹn. Một cách khác là đặt trước các mục nhập với một dấu nháy đơn (‘) để nó được xem là văn bản đơn thuần.

Tắt các hyperlink tự động

Nếu bạn không bao giờ muốn tạo hyperlink tự động, đây là cách để tắt tính năng này (nó không trực quan hoàn toàn):

1. Chọn File➜Options để hiển thị hộp thoại Excel Options.
2. Nhấp vào tab Proofing.
3. Nhấp vào nút AutoCorrect Options để hiển thị hộp thoại AutoCorrect.
4. Nhấp vào thanh AutoFormat As You Type và bỏ chọn Internet and Network Paths with Hyperlinks (hình 39-1).

Loại bỏ hyperlinks hiện có

Để loại bỏ một hyperlink từ một ô (nhưng giữ nội dung của ô), kích chuột phải vào ô và chọn Remove Hyperlink từ menu chuột phải.

Trong các phiên bản trước của Excel, bạn buộc phải xóa các hyperlinks từng cái một. Excel 2010 cuối cùng đã chỉnh sửa và cho phép bạn loại bỏ nhiều hyperlinks cùng một lúc. Chỉ cần chọn phạm vi, nhấp chuột phải, và chọn Remove Hyperlinks. Lệnh này làm việc ngay cả khi lựa chọn bao gồm các tế bào mà không chứa hyperlink. Để loại bỏ tất cả các hyperlinks trên một bảng tính, nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các ô. Sau đó, kích chuột phải vào ô bất và chọn Remove Hyperlinks. Tùy thuộc vào vị trí của con trỏ di động, bạn có thể cần phải nhấn Ctrl+A hai lần để chọn tất cả các ô.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 19-08-12, 09:34 PM

TIP 40: Nhập số thẻ tín dụng

Nếu bạn đã từng cố gắng để nhập một số thẻ tín dụng 16-chữ số vào một ô, bạn có thể đã phát hiện ra rằng Excel luôn luôn thay đổi các chữ số cuối cùng một số không. Tại sao? Lý do là Excel chỉ có thể xử lý chính xác 15 chữ số.

Nếu bạn cần lưu trữ số thẻ tín dụng trong một bảng tính, bạn có hai lựa chọn:
- Trước số thẻ tín dụng với một dấu nháy đơn. Excel diễn giải các dữ liệu như là một chuỗi văn bản chứ không phải là một số.
- Preformat ô hoặc dãy ô bằng cách sử dụng định dạng văn bản số. Chọn phạm vi, chọn Home ➜Number, và sau đó chọn Text từ thanh thả xuống Number Format.

Dĩ nhiên, Tip này cũng áp dụng được cho những dãy số dài khác (chẳng hạn như một phần số) nhưng không sử dụng được các phép tính toán số.
RE: [Giáo trình]Excel 2010 Tips & Tricks

Hạ Vàng > 17-02-14, 10:48 PM

HV rất mong mình có đủ thời gian để hoàn thành nốt công việc lược dịch này. Nhưng hiện nay, HV chỉ có thể cố tóm tắt kịp cuốn sách. Phần dịch chi tiết, mong sẽ có dịp tiếp tục hoặc có các bạn trợ giúp thêm.

Mong các bạn thông cảm.
Bài trước Bài tiếp