MS Access- Toàn tập

Trang chủ
MS Access- Toàn tập
MS Access- Toàn tập

Noname > 10-12-10, 09:41 PM

MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access
Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.

Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau:

*
Thế nào là cơ sở dữ liệu
*
Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới một Cơ sở dữ liệu như thế nào
*
Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu
*
Cách khởi động Access
*
Môi trường làm việc của Access
*
Wizards trợ giúp như thế nào
*
Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access
*
Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access
*
Cách thoát khỏi Access

Bài 1: Làm quen với Access (Click to View)

Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần phải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn hiểu chúng.

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.

Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn.

Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm về một số thuật ngữ thường dùng trong Access:

Thế nào là một Table (bảng)?

Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2 minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng.

Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view

Thế nào là một Query (truy vấn)?

Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng truy vấn.

Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại Hà Nội?” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem.

Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản phẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn

Tại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở một phần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dưới dạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõ ràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu học về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu”

Thế nào là Form (biểu mẫu)?

Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin chứa trong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm, hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thông tin.

Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form. Sử dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút, text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 3, bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 4 biểu diễn ví dụ form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng.

Record (Bản ghi) là gì?

Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách hàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin riêng về 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng.

Trường (Field) là gì?

Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy, một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay doanh nghiệp khác nhau. Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại).

Nguồn: Ngân NT (Theo Learn Access) -Quản trị mạng
RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 10-12-10, 09:54 PM

Bài 2: Sử dụng môi trường Access (Click to View)

Trước khi làm việc với Access, bạn cần khởi động chương trình. Khởi động Access có nhiều cách giống như khởi động các chương trình Windows khác. Đầu tiên, kích chuột vào menu Start, sau đó chọn Programs. Cách này sẽ hiển thị tất cả các chương trình đã được cài đặt trong hệ thống. Sau đó chọn Microsoft Access từ menu Programs. Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy một thông báo “Welcome to Access”. Tại phía dưới củamàn hình, bạn có thể thấy thanh trạng thái hiển thị những gì xảy ra trong khi Access đang tải.

Khi Access đã được khởi động, bạn sẽ thấy một hộp thoại hỏi muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới (Create a new database) hay mở một cơ sở dữ liệu có sẵn (Open an existing file), Hình 1.

Hình 1: Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới hoặc mở một cơ sở dữ liệu có sẵn

Trong các bài sau bạn sẽ học cách để tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu. Hầu hết, bạn làm việc với cơ sở dữ liệu đó lặp đi lặp lại bởi vậy phía dưới của hộp thoại liệt kê danh sách 9 cơ sở dữ liệu gần nhất đã mở, cùng với lựa chọn More Files.

Để thấy được cách Access làm việc, hãy mở một cơ sở dư liệu mẫu bằng Access. Để làm được việc này, kích chuột vào lựa chọn More Files ở phía bên dưới hộp thoại, sau đó kích OK. Access hiển thị hộp thoại Open, hình 2

Hộp thoai Open trông khá quen thuộc với bạn. Nó giống như hộp thoại sử dụng để mở các tài liệu trong mọi chương trình. Tất cả những thứ cần làm là phải chắc rằng chọn đúng ổ đĩa và thư mục, sau đó lựa chọn file bạn muốn mở. Thư mục con chứa các file cơ sở dữ liệu mẫu sẽ nằm trong thư mục cài đặt Office trên ổ đĩa chính. Nếu bạn cần trợ giúp ở ngoài nơi những cơ sở dữ liệu mẫu được định vị, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trong Windows để tìm ra file Northwind.mdb.

Xác định vị trí và file cần mở trong hộp thoại Open, tiếp đó kích chuột vào nút Open. Ngay lúc đó, cửa sổ chương trình Access xuất hiện như hình 3.

Trong cửa sổ chương trình Access, có một số mục chọn bạn nên chú ý. Mục đầu tiên là menu bar, được đặt tại phía trên cửa sổ Access. Khi làm việc, các menu dùng được có thể thay đổi phụ thuộc vào việc bạn đang thao tác với thành phần nào. Mục thứ hai là toolbar, hiển thị bên dưới thanh menu. Biểu tượng Toolbar cho bạn thực hiện các thao tác phổ biến dễ dàng và nhanh hơn.

Cửa sổ Cơ sở dữ liệu

Một trong những phần quan trọng trong môi trường Access là cửa sổ Database (Hình 3). Bạn sẽ thấy cửa sổ Database mỗi khi tạo hoặc tải một tệp cơ sở dữ liệu (chỉ làm việc được trên 1 cửa sổ). Như trong phần đầu tiên giới thiệu, bạn đã biết cơ sở dữ liệu chứa các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, và các đối tượng khác. Cửa sổ Database cho phép bạn chọn vùng cơ sở dữ liệu để làm việc. Phía bên trái cửa sổ là một loạt các nút cho biết loại đối tượng theo dõi cơ sở dữ liệu. Khi kích chuột vào một trong những nút đó, Access đưa ra danh sách các đối tượng. Ví dụ, nếu bạn nhìn vào cửa sổ Database hình 3, sẽ thấy danh sách các bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu Northwind. Khi bạn kích chuột vào nút Form thì sẽ thấy danh sách các biểu mẫu sẵn có (hình 4)

Tìm hiểu về Wizard

Access là một công cụ rất mạnh mẽ, nó giúp bạn có thể quản lý dữ liệu gần như theo cách mà bạn đã tưởng tượng ra. Với nhiều chương trình cơ sơ dữ liệu, bạn cần hiểu những lệnh phức tạp để sử dụng các tính năng đó. Điều đó là không đúng đối với nhiều tính năng trong Access. Để khắc phục được vấn đề này, Access sử dụng một loạt Wizard để từng bước hoàn thành các thao tác. Bạn có thể gọi các Wizard này bằng cách chọn các công cụ từ nhiều thanh công cụ khác nhau, cũng có thể chọn từ các menu ở trong cửa sổ cơ sở dữ liệu. Ví dụ, khi tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu, chỉ cần kích đúp chuột vào Create Table By Using Wizard, nó sẽ hiện ra cửa sổ cơ sở dữ liệu như hình 3. Sau đó bước đầu tiên là Access khởi động Wizard (hình 5).

Bạn làm việc thông qua Wizard bằng cách trả lời những câu hỏi trong hộp thoại hoặc lựa chọn từ những thông tin được đưa ra. Thực hiện từng từng bước bằng cách kích chuột vào nút điều khiển ở phía trên mỗi hộp thoại.

Access cung cấp Wizard để giúp tạo cơ sở dữ liệu, các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo và biểu đồ. Sử dụng Wizrad tạo các đối tượng trong biểu mẫu, báo cáo, thiết kế các nhãn và đưa ra thông tin. Thực tế, Wizard thực hiện các thao tác rất dễ dàng nên chúng được dùng trong suốt loạt bài này. Có rất nhiều phần bạn làm phải dựa vào Wizard.

Khai thác sự trợ giúp

Access cung cấp khá nhiều trợ giúp mà bạn có thể dùng bất kỳ lúc nào, có ba cách trợ giúp chính:

*
Office Assistant
*
Hệ thống trợ giúp trực tuyến
*
ToolTips

Cách trợ giúp đơn giản nhất trong Access là ấn phím F1, nó sẽ hiển thị Office Assitant, đó là một hình ảnh hướng dẫn giúp bạn tìm ra câu trả lời cho những vấn đề cần thiết. Thường sử dụng Office Assitant khi có một thao tác cần thực hiện. Tính năng này giúp bạn trong suốt các thao tác để hoàn thành công việc. Nếu trong một vài trường hợp vì lý do gì đó, Office Assitant không xuất hiện khi ấn phím F1, bạn có thể gọi trợ giúp bằng cách chọn Show the Office Assistant từ menu Help.

Nếu muốn đăng nhập vào hệ thống trợ giúp trong Access, sử dụng menu Help luôn sẵn có ở mọi lúc. Bạn có thể tuy nhập vào hệ thống Help bằng cách kích chuột vào nút Microsoft Access Help phía bên phải trên thanh công cụ, nó có hình dấu hỏi.

Tính năng trợ giúp khác trong Access là context-sensitive help. Bắt đầu tính năng này bằng cách chọn What's This từ menu trợ giúp. Khi dùng trợ giúp này và kích chuột vào tùy chọn khác trong môi trường Access, hệ thống trợ giúp hiển thị nhiều thông tin sẵn có trong chủ đề cần trợ giúp. Ví dụ, khi bạn chọn What’s This và sau đó kích chuột vào một thanh công cụ trên Toolbar, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về công cụ đó. Context-sensitive help là tính năng rất mạnh mẽ có thể sử dụng để trợ giúp tức thời.

Một tính năng nữa của Access là ToolTips. Những lời khuyên này hiển thị mọi nơi mà bạn chỏ chuột phía trên một công cụ lên toolbar. Ví dụ, Access hiển thị Tooltip như hình 6 nếu bạn di chuyển chuột lên trên công cụ hình cái kéo. Hộp nhỏ màu vàng xuất hiện phía dưới con trỏ cho biết mục đích của công cụ.

Ngân NT (Theo Learn Access) -nguồn: quản trị mạng
RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 10-12-10, 10:02 PM

MS Access - Bài 3: Xem xét đến khả năng làm việc (Click to View)

Khi bắt đầu sử dụng Access, bạn sẽ thấy ngạc nhiên về những gì có thể làm với chương trình. Bạn thực sự biết rằng Access là chương trình cơ sở dữ liệu với đầy đủ các tính năng được xây dựng để dễ dàng quản lý số lượng dữ liệu lớn. Nhưng làm cách nào để làm việc với chương trình?

Bạn có thể làm gì với một cơ sở dữ liệu?

Ở đầu chương này, bạn được biết một cơ sở dữ liệu là sự kết nối các thông tin có liên quan. Với điều này, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu để phân loại nhiều việc. Thực tế, bạn chỉ cần hình dung các công việc để phân loại.

Không có công cụ nào là phù hợp để duy trì phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu hơn Access. Hai chi tiết cụ thể cần chú ý:

• Nếu một số lượng dữ liệu duy trì ở mức nhỏ, sử dụng cơ sở dữ liệu có lẽ là không hợp lý. Ví dụ, bình thường thì bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi những cái nồi và chảo trong nhà bếp. Mặc dù bạn có thể làm được, nhưng nó không thực tế khi sử dụng một cơ sở dữ liệu cho thao tác đơn giản như vậy hơn là cách quản lý truyền thống trên giấy tờ.

• Nếu thông tin chỉ được lưu trữ trong thời gian ngắn, giá trị của cơ sở dữ liệu không có hiệu quả. Ví dụ, bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi tin nhắn qua điện thoại trừ khi bạn muốn lưu giữ chúng trong một thời gian dài, có lẽ liên quan đến việc phân tích.

Access cho phép bạn làm những gì?

Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng vào thực tế. Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để làm việc ngay. Ví dụ, bạn muốn trình bày một cơ sở dữ liệu theo dõi tập hợp các đĩa CD. Access thực hiện rất dễ dàng, bạn có thể xác định một cơ sở dữ liệu đơn giản hoặc một cơ sở dữ liệu có quan hệ với các CD trong một bảng, các nghệ sĩ, studios, và CD sẵn có ở các bảng khác nhau. Thậm chí còn có cơ sở dữ liệu chứa các mẫu nhạc. Khi thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng Access để tạo input forms như hình 1.

Nhập dữ liệu vào biểu mẫu sẽ lưu được thông tin trong cơ sở dữ liệu nhanh và dễ dàng hơn. Ban đầu, khi tạo một cơ sở dữ liệu có thể khiến bạn nản chí, nhưng bằng cách áp dụng các phương pháp được giới thiệu trong cuốn sách này, bạn sẽ tạo được cơ sở dữ liệu trong thời gian ngắn.

Trong trường hợp đặc biệt, Access cung cấp công cụ phát triển được sử dụng để tạo các ứng dụng mạnh mẽ. Bạn có thể khai thác các biểu mẫu bằng cách sử dụng custom controls (các điều khiển tùy ý) (như các nút, danh sách, và các điều khiển tương tự), sử dụng những quy tắc thông qua các dữ liệu đặc biệt, thậm chí tạo Visual Basic cho các ứng dụng lập trình để xử lý dữ liệu. Gắn những mã này tới các nút và các điều khiển trên biểu mẫu. Một ứng dụng như vậy – được tạo bởi Access – hình 2.

Kết quả là một ứng dụng tùy chỉnh được triển khai trong Access. Các dự án như vậy thường ít quan trọng trong thực tế vàhọ có thể cần vài tháng để phát triển. Nhưng Access sẽ cho bạn những công cụ cần thiết để quản lý dự án và tận dụng được phần lớn thời gian phát triển.

Bất cứ cơ sở dữ liệu nào bạn cần, đơn giản hay phức tạp, nhanh hay trong giai đoạn tiến triển. Access cung cấp các công cụ và môi trường cần thiết để làm nổi bật dữ liệu hơn nữa. Access giúp bạn khai thác theo nhiều cách mới để xem xét và làm việc.

nguồn:Ngân NT (Theo Learn Access)-QTM
RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 10-12-10, 10:12 PM

Bài 4: Thoát khỏi Access (Click to View)

Bạn có thể thoát khỏi Acess bằng nhiều phương thức giống như sử dụng để thoát các chương trình Windows khác. Các phương thức bao gồm:
• Kích chuột vào biểu tượng Close phía trên góc bên phải cửa sổ chương trình Access.

• Kích đúp chuột lên biểu tượng thực đơn điều khiển (đó là hình vuông nhỏ với biêu tượng chìa khóa ở bên trong, được đặt ở phía trên góc bên trái cửa sổ chương trình Access).

• Bạn có thể chọn Exit từ menu File.

• Ấn tổ hợp phím ALT + F4
• Kích chuột phải vào cửa sổ Access trên thanh tác vụ phía dưới màn hình và chọn Close

Không cần để ý tới cách thoát khỏi Access vì các tác dụng đều như nhau. Nếu công việc của bạn chưa được lưu, Accesss sẽ hỏi xem bạn có muốn lưu file không. Sau đó, Access đóng cửa sổ chương trình và trở về Windows.
Ngân NT (Theo Learn Access)-Quantrimang.com
RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 10-12-10, 10:20 PM
Chương 2: Học Access trong 1 giờ

Access là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng. Trong chương này, bạn sẽ bắt đầu đề cập đến khả năng của Access. Mặc dù tiêu đề của chương này là “Học Access trong 1 giờ”, tức là bạn sử dụng Access rất nhanh. Như vậy, một giờ không thể đủ thời gian để nắm vững các tính năng cao cấp được. Nhưng sẽ đủ thời gian để học các khái niệm cơ bản và tạo cơ sở dữ liệu có thể sử dụng ngay.

Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau:
- Cách tạo một cơ sở dữ liệu.
- Đặt tên cho cơ sở dữ liệu là gì và lưu ở đâu
- Cách tạo bảng sử dụng Table Wizard
- Các kiểu bảng có thể tạo bằng Table Wizard.
- Đặt tên cho một bảng như thế nào.
- Khóa chính là gì và cách chọn khóa.
- Cách nhập thông tin vào một bảng mới
- Cách thoát khỏi Datasheet
- Làm thế nào để thay đổi và xóa thông tin trong bảng.
- Khi nào thì thông tin thực sự được lưu.
Bài 5: Tạo một cơ sở dữ liệu riêng (Click to View)

Để tạo được cơ sở dữ liệu riêng, bạn sử dụng 3 phương pháp sau:

• Kích chuột vào công cụ New (được miêu tả trên thanh công cụ, trông giống như trang giấy trắng)

• Chọn New Database từ menu File

• Ấn tổ hợp phím CTRL + N

Tùy thuộc vào phương thức nào đã chọn ở trên, bạn sẽ thấy hộp thoại New hiển thị như hình 1

Hình 1: Hộp thoại New
Hộp thoại New cho phép bạn chỉ định cách tạo một cơ sở dữ liệu mới. Có rất nhiều lựa chọn ở tab General (hình 1) và hai tab khác trong hộp thoại. Các lựa chọn đưa ra nhiều cách khác nhau để hoàn thành. Sự lựa chọn bạn thực hiện trong hộp thoại New cung cấp như việc bắt đầu từ một điểm hoặc chọn khuôn mẫu cho một cơ sở dữ liệu mới.

Mục đích của phần thảo luận này, đơn giản là đối tượng Database mặc định được chọn như hình 1. Sau đó kích chuột vào nút OK. Access hiển thị hộp thoại File New Database (hình 2)

Hình 2: Hộp thoại File New Database
Hộp thoại File New Database trông khá quen thuộc. Nó cũng giống hộp thoại Open Database mà bạn được biết ở Chương 1 “Làm quen với Access”. Nó cũng giống hộp thoại bạn sử dụng để tạo file trong các chương trình Window khác. Để sử dụng hộp thoại File New Database, chỉ cần đặt tên cho cơ sở dữ liệu và nơi để lưu trữ cơ sở dữ liệu trên ổ đĩa.

Chọn tên cho Cơ sở dữ liệu

Bạn có thể đặt tên cho bất cứ cơ sở dữ liệu nào, nhưng tên file phải tuân theo quy ước như sử dụng cho bất kỳ tên file nào trên đĩa. Không bao gồm đuôi mở rộng (phần tên file phía bên phải dấu chấm). Acess cung cấp các đuôi mở rộng dựa trên các quy tắc của nó.

Chú ý rằng hộp thoại File New Database liệt kê tất cả các file cơ sở dữ liệu trong thư mục hiện thời. Nếu muốn thay thế cơ sở dữ liệu có sẵn (ghi đè lên cơ sở dữ liệu đã có), tất cả những gì cần làm là bạn nhập tên tương ứng với cơ sở dữ liệu cần ghi đè hoặc chọn file cơ sở dữ liệu từ danh sách.

Trong trường hợp tổng quát, bạn nên chọn tên cơ sở dữ liệu như được miêu tả như trên. Trong chương này, bạn sẽ tạo một cơ sở dữ liệu chứa tên, địa chỉ, số điện thoại của tất cả những người bạn của mình, vì vậy “My friend” là tên thích hợp cho cơ sở dữ liệu này. Nhập cụm từ “My friend” vào đó nhưng KHÔNG ấn phím ENTER ngay.

Lưu giữ cơ sở dữ liệu ở đâu?

Trong hộp thoại New Database, bạn có thể chỉ định nơi lưu giữ cơ sở dữ liệu. Access cho phép bạn lưu các file dữ liệu thực tế ở bất cứ nơi nào. Có thể đặt ở bất kỳ ổ đĩa, đường dẫn nào hoặc trên mạng máy tính. Trong trường hợp bạn muốn đặt tất cả cơ sở dữ liệu có liên quan vào một thư mục và cơ sở dữ liệu cá nhân vào thư mục khác, bạn nên lưu cơ sở dữ liệu My friends vào thư mục chứa cơ sở dữ liệu cá nhân.

Sau khi xác định tên và vị trí cơ sở dữ liệu, kích chuột vào nút Create. Access tạo một cơ sở dữ liệu mới, sử dụng tên được cung cấp và hiển thị cửa sổ Database như hình 3. Chú ý rằng tên của cơ sở dữ liệu hiển thị phía trên cửa sổ Database.

Hình 3: Cửa sổDatabase cho một cơ sở dữ liệu mới.
Nếu nhớ lại chương 1, Access lưu trữ dữ liệu trong các bảng. Từ cửa sổ Database này cho một cơ sở dữ liệu mới, chưa có danh sách các bảng. Trong những phần sau đây, bạn sẽ học cách tạo một bảng.

Ngân NT-quantriman.com

RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 10-12-10, 10:48 PM

Bài 6: Tạo bảng trong Access

Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, bạn cần tạo ít nhất là một bảng. Access sử dụng các bảng để xác định cấu trúc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng chứa tập hợp các thông tin có liên quan. Access dễ dàng xây dựng các bảng. Nó cũng cung cấp Table Wizard để trợ giúp việc tạo các loại bảng phổ biến. Sử dụng Table Wizard để tạo bảng đầu tiên trong cơ sở dữ liệu.
Chú ý: Phải chắc chắn bạn không nhầm bảng với một cơ sở dữ liệu. Trong phần mềm nào đó, một cơ sở dữ liệu đơn giản chỉ là danh sách các thông tin, như một bảng trong Access. Tuy nhiên, một cơ sở dữ liệu trong Access có nhiều hơn một bảng. Để biết thêmbạn hãy xem lại chương 1 (Click to View)

Bắt đầu với Table Wizard

Trước khi bắt đầu với Table Wizard, phải chắc chắn nút Tables đã được chọn trong cửa sổ Database (màn hình hiện thị như hình 1). Sau đó, kích đúp chuột vào Create Table By Using Wizard. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy hộp thoại Table Wizard hiển thị như hình 2. Trong hộp thoại này, Access hỏi bạn để lựa chọn kiểu bảng mà bạn muốn tạo

Hình 1: Cửa sổ Database

Hình 2: Lựa chọn loại bảng để tạo

Trước khi lựa chọn một loại bảng, hãy dành một phút để nhìn vào hộp thoại Table Wizard. Hộp thoại này cũng giống các hộp thoại Wizard khác: phía trên cùng là một vài thông tin trợ giúp, ở giữa là nơi thực hiện các sự lựa chọn, phía dưới là các nút điều khiển. Bạn sử dụng những nút này để di chuyển từ bước này tới bước khác. Mục đích của các nút này được trình bày trong bảng 1.

Các nút	Ý nghĩa
Cancel	Dừng Wizard, không có thao tác nào được thực hiện
Back	Trở lại bước trước đó (nếu có)
Next	Chuyển sang bước tiếp theo (nếu có)
Finish	Kết thúc Wizard; hoàn thành các thao tác với thông tin sẵn có

Bảng 1: Các nút điều khiển Wizard[/ALIGN]

Chú ý rằng tại cửa sổ hiện tại thì chỉ có một nút điều khiển là hiện hữu, các nút khác thì bị mờ đi. Access thực hiện nút điều khiển hiện hữu này tại thời điểm hiện hành. Do vậy, nút Back không sáng bởi vì không có bước trước; lúc này bạn đang ở bước đầu tiên. Nút Next và Finish cũng không sáng bởi bạn cần phải thực hiện một vài lựa chọn trước khi tiến trình Wirard có thể thực hiện.

Chọn một loại bảng

Tại bước đặc biệt của Table Wizard này, Access hỏi bạn để xác định loại bảng bạn muốn tạo. Chú ý rằng có 2 lựa chọn là Business và Presonal ở phần giữa của phía bên trái hộp thoại. Nút mà bạn lựa chọn sẽ ảnh hưởng tới các kiểu bảng liệt kê trong danh sách Sample Tables. Trong bài này, lựa chọn nút Business. có rất nhiều bảng mẫu khác nhau trong được liệt kê, bạn có thể xem tất cả bằng cách sử dụng thanh cuộn phía bên phải Sample Tables. Bảng 2 miêu tả các bảng mẫu khác nhau khi tích chọn nút Business mà Table Wizard sẽ tạo.

Bảng mẫu	Ý nghĩa
Mailing List	Tạo một danh sách địa chỉ thư đơn giản hoặc phức tạp
Contacts	Bảng kiểm tra sự liên hệ việc bán hàng
Customers	Bảng quản lý các khánh hàng doanh nghiệp.
Employees	Lưu trữ thông tin về các nhân viên của công ty, có thể làm việc với các bảng mẫu Expenses và Time Bill
Products	Triển khai việc kiểm kê cơ sở dữ liệu
Orders	Theo dõi đơn đặt hàng các sản phẩm
Order Details	Theo dõi chi tiết đơn đặt hàng (những mục hàng riêng lẻ), những công việc liên quan tới bảng mẫu Orders.
Suppliers	Theo dõi các đại lý.
Categories	Xây dựng một danh sách các loại mà bạn có thể sử dụng chung với các bảng khác.
Payments	Các bản ghi thanh toán bởi khách hàng.
Invoices	Lưu trữ thông tin về các hóa đơn được trả.
Invoice Details	Theo dõi chi tiết các hóa đơn (những mục hàng riêng), những việc liên quan tới bảng mẫu Invoices.
Projects	Theo dõi các dự án mà bạn hoặc các nhân viên đang thực hiện; những công việc liên quan tới file mẫu Time Billed
Events	Đưa ra danh sách các sự kiện đặc biệt, kết hợp với bảng mẫu Reservations.
Reservations	Quản lý những hạn chế cho các sự kiện đặc biệt; kết hợp với bảng mẫu Events.
Time Billed	Theo dõi thời gian đã tiêu tốn của các dự án, kết hợp các bảng mẫu Projects, Employess, và Expenses.
Expenses	Lưu trữ một sự việc về các chi phí liên quan tới các dự án, kết hợp với các bảng mẫu Projects và Employees
Deliveries	Theo dõi việc phân phối các sản phẩm, có thể kết hợp với các bảng mẫu Customers, Orders, Employees.
Fixed Assets	Mở rộng danh sách những bất động sản bởi công ty bạn.
Service Records	Logs khi một dịch vụ được thực hiện trên asset; có thể làm việc với các bảng mẫu Fixed Assets và Employees.
Transactions	Lưu trữ bản ghi của doanh nghiệp đã thực hiện các giao dịch; có thể làm việc với bảng mẫu Payments.
Tasks	Kiểm tra danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Employees And Tasks	Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng Employees và Tasks
Students	Lưu trữ thông tin về sinh viên (hoặc nhân viên) và lớp học của họ.
Students And Classes	Thiết lập mối quan hệ giữa bảng Students và Classes.

Bảng 2: Các bảng Business có thể được tạo bằng Table Wizard

Chú ý: Sample tables được sử dụng trong Table Wizard chỉ là các bảng mẫu. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi chúng một chút trong khi sử dụng Table Wizard. Sau đó thay đổi thiết kế của bảng đã được tạo.

Khi bạn muốn tạo một cơ sở dữ liệu của những người riêng biệt, chỉ cần chọn loại Personal. Để lựa chọn các bảng mẫu của nhóm này, kích chuột vào nút chọn Personal. Access thay đổi danh sách của các bảng mẫu như hình 3.

Hình 3: Table Wizard sau khi hiển thị các mẫu cơ sở dữ liệu Personal.

Sử dụng thanh cuộn bạn sẽ thấy Table Wizard có thể được tạo từ nhiều bảng khác nhau. Một số danh sách trong bảng (bảng 3)

Bảng ví dụ	Ý nghĩa
Addresses	Tạo một danh sách địa chỉ thư cho mọi người
Guests	Kiểm tra các khách được mời tới một sự kiện xã hội
Categories	Xây dựng một danh sách mà bạn sử dụng cùng với các bảng khác.
Household Inventory	Lưu giữ một bản ghi cho các mục đích bảo hiểm.
Recipes	Quản lý các món ăn yêu thích, nước xốt và các công thức làm.
Plants	Theo dõi quá trình trồng cây trong nhà kính hay ngoài vườn.
Exercise Log	Lưu lại những bài tập bạn đã hoàn thành và chưa hoàn thành.
Diet Log	Theo dõi chế độ ăn kiêng của bạn theo từng bữa.
Wine List	Theo dõi các loại rượu vang yêu thích và loại nho làm rượu vang.
Rolls of Film	Lưu giữ các cuộn phim bạn chụp ảnh, có thể sử dụng nó với một bảng mẫu Photographs.
Photographs	Lưu trữ một bản các bức ảnh; bạn có thể sử dụng với bảng mẫu Rolls of Film.
Authors	Liệt kê các tác giả bạn yêu thích, có thể sử dụng với bảng mẫu Book collection.
Books	Kiểm tra các loại sách trong thư viện cá nhân, có thể sử dụng với bảng mẫu Authors.
Groups	Liệt kê nhóm các ảnh chụp và bất kỳ thông tin nào bạn có về chúng.
Service Records	Logs khi một dịch vụ được thực hiện về một tài sản; với sự thay đổi nào đó, bảng này có thể làm việc với bảng mẫu Household Inventory.
Recording Artists	Liệt kê các nghệ sĩ bạn yêu thích, có thể sử dụng với bảng Recordings.
Recordings	Ghi lại các bản nhạc; có thể sử dụng với bảng Artists.
Video Collection	Tập hợp các băng đĩa và đĩa laser.
Accounts	Quản lý các tài khoản đầu tư; được kết hợp với bảng Investments.
Investments	Theo dõi sự đầu tư riêng lẻ; được kết hợp với bảng Accounts.

Bảng 3: Các bảng mẫu mục Personal được tạo với Table Wizard

Rất nhanh để lựa chọn các bảng mẫu khác nhau. Khi sử dụng chuột để chọn tên các bảng mẫu đó, Access sẽ thay đổi thông tin ở danh sách Sample Fields.

Để tạo một bảng lưu giữ thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại của những người bạn, chọn Addresses trong danh sách Sample Tables (Điều thuận lợi khi chọn mục này là nó đã được đánh dấu sẵn, đó là sự lựa chọn đầu tiên trong danh sách). Lúc này, chỉ cần chọn các trường mà bạn muốn đưa vào trong bảng. Màn hình hiển thị như hình 3.

Lựa chọn các thông tin

Trong một bảng, bạn sẽ chỉ định các trường, hay các phần thông tin để theo dõi. Ở cột giữa, nhãn Sample Fields, là nơi xác định các trường để đưa vào trong bảng. Ở chương 1, các trường được định nghĩa là loại thông tin lưu giữ các bản ghi trong bảng. Do vậy, tại mục chọn Addresses, bạn chỉ định các trường để lưu giữ thông tin cho mỗi người. Bảng 3 trình bày các trường từ sự chọn lựa của bạn.

Các trường	Ý nghĩa
AddressID	Một số ID cố định cho địa chỉ.
FirstName	Tên của bạn
LastName	Họ của bạn
SpouseName	Tên của vợ hoặc chồng.
ChildrenNames	Tên các con.
Address	Địa chỉ khu phố đang ở.
City	Địa chỉ thành phố.
StateOrProvince	Bang hoặc tỉnh
PostalCode	Mã bưu điện
Country	Tên nước
EmailAddress	Địa chỉ hòm thư điện tử trên Internet, dịch vụ thông tin trực tuyến,…
HomePhone	Số điện thoại nhà riêng.
WorkPhone	Số điện thoại nơi làm việc.
WorkExtension	Số máy nhánh tại phòng làm việc
MobilePhone	Số điện thoại di động
FaxNumber	Số Fax
Birthdate	Ngày sinh
SendCard	Một thông báo về việc có gửi thiệp sinh nhật tới người bạn này hay không.
DateLastTalkedTo	Ngày gần đây nhất bạn liên hệ với mọi người
DateUpdated	Ngày thay đổi bản ghi cơ sở dữ liệu gần đây nhất.
Nickname	Nicknames (biệt danh) hoặc tên được ưu tiên.
Notes	Những bình luận và chú thích.
Hobbies	Những thói quen hoặc sở thích
HealthIssues	Vấn đề sức khỏe
Photograph	Một bức ảnh của bạn

Bảng 4: Các trường sẵn có cho bảng mẫu Addresses

Table Wizard cung cấp 25 sample fields (các trường mẫu) cho bảng Addresses. Tuy nhiên, bạn không cần sử dụng tất cả các trường này. Thay vào đó, chỉ cần lấy các trường cần thiết. Và nhớ là, chỉ cần lưu giữ thông tin hợp lý.

Để chọn một trường, đánh dấu tên trường và kích chuột vào nút có biểu tượng (>). Lần lượt, các trường được chọn sẽ di chuyển sang cột thứ 3 (Fields In My New Table – Các trường trong bảng mới) trong hộp thoại. Bạn muốn bảng gồm ít nhất trường tên riêng, tên họ, địa chỉ, số điện thoại, thì đánh dấu vào các trường này trong danh sách Sample Fields. Sau mỗi trường được chọn, kích chuột vào nút >. Khi đã hoàn thành, hộp thoại như hình 4.

Hình 4: Sau khi định rõ các trường cho bảng

Nếu gặp lỗi nào đó thì không lo. Bạn có thể sử dụng các nút ở giữa cột thứ 2 và cột thứ 3 để đưa các trường không muốn trong bảng trở lại. Bảng 3 liệt kê các nút và mục đích của chúng.

Nút	Mục đích
>	Đưa một trường từ cột Sample Fields sang bảng
>>	Đưa tất cả các trường từ cột Sample Fields sang bảng
<	Di chuyển một trường từ bảng về Sample Fields
<<	Di chuyển tất cả các trường từ bảng về Sample Fields

Bảng 5: Các nút lựa chọn trường

Chú ý: Bạn có thể di chuyển các trường trong một bảng bằng cách loại bỏ và sau đó thêm chúng một lần nữa. Access thêm một trường đã được chọn vào bảng ngay ngay dưới trường đã được đánh dấu trong cột 3.

Hãy gộp bất cứ trường nào mà bạn nghĩ là cần thiết cho bảng. Thực hiện những thay đổi cho đến khi hoàn thành việc xác định rõ các trường. Trước khi làm tiếp, phải chắc chắn bạn đã thêm trường AddressID vào trong bảng, trường này được gán là khóa chính. Trong hai phần tiếp theo bạn sẽ được biết sự quan trọng của việc thêm trường AddressID. Khi đã hoàn thành, kích chuột vào nút Next để chuyển sang bước tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5.

Hình 5: Hộp thoại tiếp theo trong Table Wizard

Đặt tên cho bảng

Bạn đã gần hoàn thành việc xác định bảng. Tuy nhiên, Access cần biết một chút phần dữ liệu trước khi được tiến hành. Phía trên của hộp thoại, Access sẽ hỏi bạn tên của bảng. Không được nhầm tên bảng này với tên bạn đã đặt cho cơ sở dữ liệu khi tạo lần đầu. Ở đây bạn đang đặt tên bảng và cơ sở dữ liệu được tạo có thể chứa nhiều bảng. Để minh họa ví dụ này, bạn chấp nhận mặc định tên (Addresses).

Trong hộp thoại này, bạn cũng chỉ rõ liệu bạn có muốn Access sử dụng một khóa chính cho bảng. Khóa chính là một trường mà Access sử dụng để sắp xếp bảng. Thông thường, một khóa chính là duy nhất, nghĩa là chỉ có một bản ghi với duy nhất một mã khóa chính, Access sẽ không cho phép bạn thêm một bản ghi nếu nó trùng với khóa chính ở bản ghi khác.

Ví dụ, nếu bạn có 3 người bạn có cùng họ Smith, bạn không thể sử dụng tên họ là khóa chính. Tương tự như vậy, nếu tất cả đều sống ở Seattle, bạn không thể sử dụng thành phố là một khóa chính. Tuy nhiên, họ có các số điện thoại riêng cố định nên có thể sử dụng trường điện thoại làm khóa chính.

Bạn có thể đặt khóa chính theo một trong hai cách. Access tự thiết lập một khóa cho bạn (đây là trường hợp mặc định), hoặc bạn chỉ định khóa. Thực hiện theo lựa chọn của bạn sau đó kích chuột nút Next.

Tìm hiểu về khóa

Một khóa chính được xác định để Access sắp xếp thông tin trong bảng. Mặc dù bạn không cần định nghĩa khóa chính, Access sẽ thực hiện chức năng này có hiệu quả hơn nếu bạn định nghĩa khóa chính đó. Sử dụng một khóa chính, Access có thể định vị và hiển thị bản ghi rất nhanh. Thực hiện sự cải tiến này sẽ rất quan trọng khi bạn thêm nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu.

Access cho phép xác định cả khóa duy nhất lẫn khóa không phải duy nhất. Sử dụng khóa duy nhất tốt hơn vì nó cải thiện được thời gian tìm kiếm. Tuy nhiên, có thể có tình huống khóa duy nhất là không được. Ví dụ, bạn muốn dùng tên thành phố làm khóa. Một khi có nhiều thành phố cùng tên đó, bạn muốn chỉ rõ khóa đó không phải là duy nhất

Ngoài ra, có thể sử dụng nhiều trường để xác định khóa. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng Table Wizard để làm việc đó. Thay vì vậy, bạn phải tạo bảng bằng tay. Bạn sẽ học cách để làm được điều này trong chương 4, “Tạo cơ sở dữ liệu khác”

Khi chọn một trường làm khóa chính, bạn nên lựa chọn trường gần như là duy nhất thì tốt hơn, bất chấp việc bạn cho phép lặp lại hay không. Ví dụ, bạn không muốn sử dụng trường FirstName hoặc LastName làm khóa chính, đó là trường có nhiều sự lặp lại. Mặt khác, có thể sử dụng trường HomePhone vì có ít sự lặp lại hơn.

Xác định một khóa

Nếu để Access tự động xác định khóa chính, bạn có thể bỏ qua mục này và tiến hành ở bước tiếp theo. Nếu tự thiết lập khóa, sẽ thấy hộp thoại xuất hiện như hình 6.

Hình 6: Thiết lập khóa cho bảng

Sử dụng hộp thoại này, có thể lựa chọn trường mà Access sử dụng như khóa. Access gợi ý một trường để sử dụng (đó là trường đầu tiên trong bảng), nhưng có thể lựa chọn một trường khác bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống phía bên phải trường. Minh họa cho ví dụ này, chắc chắn trường AddressID được chọn.

Chú ý: Nếu bạn quên gộp trường AddressID trong bảng, có thể sử dụng nút Back để trở lại hộp thoại xác định trường (Bạn cần kích chuột vào nút này 2 lần). Thêm trường đó và sử dụng nút Next để quay lại hộp thoại này.

Tiếp theo, hộp thoại yêu cầu chỉ rõ bạn muốn Access sẽ xác định khóa như thế nào Có 3 lựa chọn:

[*]

Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new record s(Microsoft Access tự động gán các số theo thứ tự cho các bản ghi mới). Nếu bạn chọn mục này, bạn sẽ không cần điền số thứ tự vào khóa chính; Access sẽ làm việc đó cho bạn khi thêm bản ghi.

[*]

Numbers I enter when I add new records (Đánh số khi thêm một bản ghi mới). Nếu bạn chọn mục này, có thể nhập khóa chính bằng tay. Tuy nhiên, khóa thì vẫn phải là duy nhất, và nó phải chứa số duy nhất.

[*]

Numbers and/or letters I enter when I add new records (Nhập cả số và chữ khi thêm bản ghi mới). Lựa chọn này cũng giống lựa chọn trước, chỉ khác là bạn có thể nhập cả số và chữ.

Khóa chính bạn lựa chọn phụ thuộc vào cách bạn tiến hành sử dụng nó như thế nào. Nếu chỉ cần đếm, lựa chọn mục đầu tiên (khóa mà có giá trị tương ứng các số: 1, 2, 3,…). Tuy nhiên, nếu khóa chính có yêu cầu khác, hãy chọn một trong các tùy chọn khác. Khi hoàn thành, kích chuột vào nút Next.

Kết thúc bảng
Để kết thúc tạo bảng, chỉ cần trả lời hai câu hỏi. Cả hai câu hỏi đều liên quan đến những gì bạn muốn làm khi Table Wizard hoàn thành. Hộp thoại hình 7.

Hình 7: Kết thúc Table Wizard

Trong hộp thoại này, phải xác định rõ là sẽ làm gì tiếp theo. Chọn các mục sau:[*]Modify the table design (Sửa đổi thiết kế bảng). Chọn mục này nếu bạn muốn tiếp tục thiết kế bảng.
[*]Enter data directly into the table (Nhập dữ liệu vào bảng). Chọn mục này nếu bạn muốn sử dụng chế độ Datasheet view để nhập thông tin trong bảng.
[*]Enter data into the table using a form the Wizard creates for me (Nhập dữ liệu vào bảng sử dụng một biểu mẫu Wizard). Chọn mục này nếu bạn muốn Wizard tạo dữ liệu trong biểu mẫu cho bảng dữ liệu.

Trong chương 9 “Tạo biểu mẫu tùy ý”, bạn sẽ học cách làm việc với các biểu mẫu. Còn lúc này, chọn mục thứ hai (thường là mặc định). Nếu bạn thấy cần từng bước để nắm vững trong khi sử dụng Access, có thể tích vào nút “Display Help on working with the table” để hiển thị hộp thoại Help.

Ngay khi bạn kích chuột vào Finish (Nút Next lúc này không sáng vì không có bước tiếp theo), Table Wizard tạo bảng theo những yêu cầu của bạn. Bạn sẽ biết Wizard được hoàn thành khi thấy chế độ Datasheet view của bảng hiển thị lên màn hình.

Ngân NT (Theo Learn Access) - quantrimang.com

RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 10-12-10, 10:57 PM

MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng
Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng là thông qua chế độ Datasheet. (Click to View)

Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách nhập dữ liệu cho bảng sử dụng Access datasheet. Bây giờ bạn đã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin.

Chế độ Datasheet hiển thị như hình 1. Cách trình bày thực tế của Datasheet có thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng. Nhưng không cần phải chú ý đến các trường, tất cả các thao tác trong Datasheet đều giống nhau.

Hình 1: Chế độ Datasheet view

Lưu ý là con trỏ nhấp nháy ở trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng. Access sẽ chờ cho bạn bắt đầu nhập thông tin. Để làm được, chỉ cần gõ từ bàn phím vào đó. Nếu muốn chuyển từ trường này tới trường kia, nhấn phím Enter hoặc phím Tab.

Chú ý: Bỏ qua trường (bằng cách nhấn phím TAB) đang chứa nội dung nào đó (như trường đầu tiên ở hình 1, chứa sự chỉ định là AutoNumber). Một khi bảng này đã được thiết lập để trường AddressID là trường mang khóa chính, thì Acess sẽ tự động điền vào trường này.

Khi bắt đầu nhập thông tin vào bảng, chú ý là Access giả thiết bạn đang bắt đầu nhập ở một bản ghi. Hình 2 biểu hiện Access thêm một bản ghi ở bên dưới, và biểu tượng bút chì được đặt phía bên trái bản ghi hoặc nơi bản ghi đang thực hiện.

Hình 2: Thêm một bản ghi trong Access

Bạn sẽ tiếp tục thêm thông tin cho bản ghi. Nhấn phím TAB hoặc ENTER cho đến khi hoàn thành trường cuối cùng. Lần lượt như vậy, bạn sẽ nhập được thông tin cho trường đầu tiên của bản ghi tiếp theo. Bạn có thể trở lại trường trước đó bằng cách nhấn tổ hợp phím SHIFT + TAB. Sau khi kết thúc với một bản ghi và tiến hành tới các bản ghi khác, Access tự động lưu sự thay đổi của bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái của bản ghi đã được lưu).

Di chuyển quanh bảng

Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để di chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các trường của một bản ghi. Bảng 1 liệt kê các phím bạn có thể sử dụng để điều hướng trong bảng.

Phím/Tổ hợp phím	Hành động
TAB	Di chuyển tới trường tiếp theo.
SHIFT+TAB	Di chuyển tới trường liền trước.
ENTER	Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang phải	Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang trái	Di chuyển tới trường liền trước.
Phím mũi tên xuống	Di chuyển tới bản ghi tiếp theo
Phím mũi tên lên	Di chuyển tới bản ghi liền trước.
PAGE DOWN	Di chuyển xuống một màn ảnh của các bản ghi.
PAGE UP	Di chuyển lên một màn ảnh của các bản ghi.
HOME	Di chuyển tới trường đầu tiên tại bản ghi hiện thời.
END	Di chuyển tới trường cuối cùng tại bản ghi hiện thời.
F5	Nhảy tới một số bản ghi cụ thể
CTRL+ Phím mũi tên xuống	Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi cuối trong bảng.
CTRL+ Phím mũi tên lên	Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi đầu tiên trong bảng.
CTRL+PAGE DOWN	Di chuyển tới trường cuối phía bên phải của một bản ghi
CTRL+PAGE UP	Di chuyển tới trường đầu tiên phía bên trái một bản ghi
CTRL+HOME	Di chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng
CTRL+END	Di chuyển tới trường cuối của bản ghi cuối trong bảng
CTRL+ALT+END	Di chuyển tới trường cuối của một bản ghi mới (cuối bảng)

Bảng 1: Các điều hướng trong bảng

Những phím tắt nhập dữ liệu

Kèm theo các phím được liệt kê ở bảng 1, Access cung cấp một số các phím tắt để sử dụng khi nhập dữ liệu. Một vài phím tắt bạn đã biết, sử dụng chúng để bắt đầu các hàm menu. Khi chọn một menu Access, Access hiển thị các phím tắt phía bên phải mỗi menu. Bảng 2 liệt kê các phím tắt bạn có thể sử dụng để nhập dữ liệu nhanh nhất.

Tổ hợp phím	Hành động
CTRL+;	Chèn ngày tháng hiện tại.
CTRL+ALT+SPACEBAR	Chèn giá trị mặc định cho một trường (nếu có nhiều trường)
CTRL+'	Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở trường của bản ghi liền kề trước.
CTRL+"	Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở trường của bản ghi liền kề trước.
CTRL+ENTER	Chèn thêm một dòng mới với trường hiện thời
CTRL+PLUS SIGN	Chấp nhận bản ghi hiện thời và thêm một bản ghi mới
CTRL+-	Xóa bản ghi hiện thời
SHIFT+ENTER	Lưu sự thay đổi cho bản ghi hiện thời, nhưng còn lại ở trong trường.

Bảng 2: Các phím tắt dùng để nhập dữ liệu

Thoát khỏi chế độ Datasheet

Khi đã nhập xong thông tin, bạn phải chắc chắn là muốn để lại hoặc tắt chế độ Datasheet. Việc này Access cho bạn làm với bảng và tiếp tục thực hiện các thao tác khác. Có hai cách chính bạn có thể tắt chế độ Datasheet: lựa chọn công cụ Design view hoặc kích chuột vào biểu tượng Close (X) phía góc trên bên phải Datasheet.

Công cụ Design view là công cụ luôn nằm bên trái trong toolbar. Kích chuột vào công cụ này để hiển thị cách khác của bảng. Màn hình hiển thị như hình 3.

Hình 3: Chuyển đổi chế độ Design view

Khi chuyển sang chế độ Design view, công cụ Design view thay đổi từ công cụ Datasheet. Kích chuột vào công cụ Datasheet sẽ hiển thị chế độ Datasheet dạng bảng lần nữa. Khi làm việc ở chế độ Design view (hình 3), Access cho phép bạn thay đổi cách sắp xếp bảng. Chế độ Design view hiển thị giống như trường bạn thiết lập khi sử dụng Table Wizard ở đầu chương. Trong chương 3, bạn sẽ học nhiều hơn về cách sử dụng chế độ Design view.

Để thoát khỏi cửa sổ Datasheet hoặc Design view, kích chuột vào biểu tượng Close (X) ở góc trên bên phải cửa sổ. Access sẽ đóng cửa sổ lại và xuất hiện cửa sổ Database. Bảng mới của bạn (Addresses) được liệt kê trong bảng có sẵn của cửa sổ Database. Khi muốn làm việc với thông tin trong bảng, bạn có thể kích đúp chuột vào tên bảng hoặc lựa chọn tên bảng và kích chuột vào nút Open.

Ngân NT (Theo Learn Access)-quantrimang.com

RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 27-12-10, 01:28 AM

MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng (Click to View)

RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 28-12-10, 10:11 AM

MS Access - Bài 9: Xóa bản ghi và lưu lại thông tin

Ở đầu chương này, bạn đã học cách thêm bản ghi vào bảng. Khi kết thúc, bạn có thể muốn xóa một hoặc nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn không đồng ý một người bạn nào đó và muốn xóa anh ta khỏi cơ sở dữ liệu “My Friends”.

Để xóa một bản ghi, thực hiện theo các bước sau:

1. Sử dụng chuột để lựa chọn một bản ghi bạn muốn xóa. Thực hiện việc này bằng cách di chuyển chuột vào vùng xám tại phía bên trái bản ghi. Khi con chuột trỏ vào vùng này, nó sẽ thay đổi con trỏ thành mũi tên sang phải.

2. Kích chuột để bôi đen bản ghi đó.

Nhấn phím DEL hoặc lựa chọn Delete từ menu Edit. Access hiển thị một hộp thoại (như hình 1) đưa ra lời nhắc xác định có xóa bản ghi này không:

Hình 1: Bạn cần xác định bản ghi sẽ xóa.

Kích chuột chọn Yes để xóa bản ghi, hoặc No để không xóa.

Lưu ý: Phải đảm bảo bạn thực sự muốn xóa bản ghi đã lựa chọn trước khi kích chuột vào Yes. Bạn không thể undo lại khi bản ghi đã được xóa. Ngoài ra, Access cho pehps lựa chọn nhiều bản ghi cùng một lúc để xóa. Để lựa chọn các bản ghi đó, giữ phím Shift trong khi chọn bản ghi, thao tác này sẽ lựa chọn tất cả các bản ghi nằm giữa hai bản ghi được chọn. Để chọn các bản ghi không liền nhau, giữ phím Ctrl và lần lượt chọn từng bản ghi.

Lưu thông tin tạo và chỉnh sửa

Khi thêm và thay đổi một bản ghi, một biểu tượng bút chì sẽ xuất hiện ở phía bên trái của bản ghi. Biểu tượng này đánh dấu bản ghi nào đang được chỉnh sửa và thay đổi nhưng chưa được ghi lại. Khi bạn sử dụng các phím mũi tên để di chuyển sang bảng ghi khác. Access sẽ tự động lưu các thay đổi lại. Vì vậy, trên thực tế không có câu lệnh nào cần được sử dụng để lưu lại dữ liệu.

Access tự động lưu dữ liệu theo cách này để bảo vệ thông tin cho bạn. Nếu trong trường hợp đột ngột mất điện hoặc tắt máy, chỉ có bản ghi hiện thời đang chỉnh sửa là bị mất thông tin (bản ghi có biểu tượng bút chì). Access sẽ lưu tất cả thông tin mà bạn đã chỉnh sửa trước đó.

Lưu ý: hoạt động chính xác của trường hợp lưu dữ liệu này là thông tin đầu tiên sẽ được lưu trên bộ đệm của đĩa trong bộ nhớ máy tính. Khi bộ đệm đầy hoặc khi chương trình bị đóng, thông tin mới được lưu trên đĩa. Mặc dù sự sắp xếp này làm tăng tốc hiệu suất máy tính nhưng nó cũng có rủi ro. Thông tin trong bộ đệm (chưa được lưu vào đĩa) sẽ bị mất nếu bạn chẳng may tắt nguồn máy tính. Chỉ có một cách để tránh trường hợp này là bạn phải có một nguồn điện dự phòng và đừng bao giờ nhấn nhầm phải nút Power.

Ngân NT (Theo Learn Access)-quantrimang
RE: MS Access- Toàn tập

Noname > 29-12-10, 10:32 AM

Ms Access - Bài 10: Tóm tắt chương 2

rong chương này, bạn đã nắm được những đại cương đầu tiên về sức mạnh của Access đem tới cho desktop. Bây giờ, bạn đã biết làm thế nào sử dụng các công cụ phát triển được xây dựng trong Access (như Table Wizard) để thiết lập bảng nhanh và dễ dàng hơn. Bạn cũng biết cách tạo cơ sở dữ liệu riêng và nhập thông tin cho bảng.

Trước khi chuyển tiếp tới Chương 3, phải chắc chắn bạn hiểu các nội dung sau:

• Tạo một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng nút New Database từ menu File hoặc dùng công cụ New.

• Bạn có thể sử dụng Table Wizard để tạo một bảng nhanh và dễ dàng hơn.

• Table Wizard cung cấp nhiều bảng mẫu. Có thể sử dụng chúng để bắt đầu cho một cơ sở dữ liệu.

• Sử dụng khóa chính trong bảng để giúp Access trong việc sắp đặt bảng và tìm bản ghi nhanh nhất.

• Chế độ Datasheet cho phép bạn trực tiếp nhập thông tin trong một bảng và sửa chữa thông tin theo yêu cầu.

• Sử dụng nút Find để tìm kiếm thông tin trong bảng. Nút này cho phép bạn xây dựng điều kiện tìm kiếm sử dụng các ký tự đại diện theo yêu cầu.

• Sử dụng nút Replace để thay thế thông tin trong bảng. Nút này giống với nút Find nhưng nó cho phép được thay thế.

• Để xóa một bản ghi từ Datasheet, chọn bản ghi và nhấn phím DELETE hoặc chọn Delete từ menu Edit.

• Access lưu sự thay đổi trên từng bản ghi một cách tự động. Khi bạn di chuyển từ một bản ghi này sang một bản ghi khác, Access sẽ lưu lại bất kỳ thay đổi nào đã sửa trên bản ghi trước khi di chuyển.
Ngân NT (Theo Learn Access)
Bài trước Bài tiếp

Ký tự	ý nghĩa
*	Tương ứng với một chuỗi ký tự
?	Tương ứng với một ký tự đơn
#	Tương ứng với một số đơn.
[ ]	Ghép các ký tự đơn ở bên trong dấu ngoặc
!	Ghép các ký tự đơn không kể những ký tự được chỉ rõ (Sử dụng với dấu ngoặc)
-	Ghép nhiều ký tự đơn trong một vùng (Sử dụng với dấu ngoặc)

MS Access- Toàn tập

Trang chủ