• Tùy chọn
• Đăng nhập
• Đăng ký
• Xem như trên Máy tính
• Accelerated Mobile Pages Theme

MS Access- Toàn tập

• Trang chủ

  • Thủ Thuật Access
  • Access Nâng Cao
  • Thư Viện Giáo Trình
  • MS Access- Toàn tập
• MS Access- Toàn tập

• RE: MS Access- Toàn tập

  Noname > 31-12-10, 09:46 AM

  MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần
  Trong chương trước, bạn đã học cách tạo một cơ sở dữ liệu và tạo bảng, cũng như cách nhập và sửa chữa thông tin trong bảng. Ở chương này, bạn sẽ thiết lập dựa trên nền tảng của chương 2.
  
  Khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau:
  
  * Cách thay đổi cấu trúc bảng sẵn có.
  * Kiểu dữ liệu mà Access hỗ trợ
  * Tại sao bạn nên thêm chú thích cho việc thiết kế bảng
  * Các đặc tính của trường là gì và cách thay đổi chúng
  * Cách thực hiện soạn thảo trong toàn bộ bảng
  
  

  Bài 11: Thay đổi thiết kế bảng (Click to View)

  
  Trong chương 2, bạn được biết về chế độ Design view, nó cho phép bạn xem xét cấu trúc bảng mà không cần xem thông tin nó chứa. Bây giờ, hãy mở cơ sở dữ liệu My Friends đã tạo ở chương 2.
  
  Để quan sát được cấu trúc bảng (hay thiết kế), chọn tên bảng từ cửa sổ Database và kích chuột vào nút Design. Lần lượt như vậy, Access sẽ hiển thị cửa sổ Design view như hình 1.
  
  
  Hình 1: Cửa sổ Design view của bảng My Friends
  Chú ý: Số và kiểu trường được trình bày trong cửa sổ Design có thể thay đổi từ những trường được đưa vào trong hình 1. Các trường đó phụ thuộc vào cách bạn đã trả lời câu hỏi Talbe Wizard trong chương 2.
  
  Sử dụng chế độ Design view, bạn có thể thay đổi cách bố trí bảng. Thêm hoặc sửa các trường, thay đổi kiểu thông tin được lưu giữ trong trường, thêm những lời chú thích và sửa đổi các đặc tính của một trường. Những phần sau đây xem xét các hoạt động đó.
  
  Thêm và sửa các trường
  
  Phần lớn, cửa sổ chế độ Design view giống với cửa sổ Datasheet. Access cho phép bạn thêm, di chuyển các trường hoặc thay đổi tên trường mà không ảnh hưởng đến thông tin chứa trong trường hiện thời. Để thêm một trường, chọn hàng trống đầu tiên trong cách sắp đặt (đây là dòng cuối cùng) hoặc chèn thêm một dòng. Để chèn thêm một dòng, lựa chọn trường trước khi bạn muốn chèn thêm trường mới. Sau đó, chọn Insert Row từ menu Edit hoặc kích chuột vào công cụ Insert Row. Khi chèn một trường mới, Access sẽ chuyển tất cả các trường sau nó xuống và chèn một trường trống vào đó.
  
  Ví dụ, giả sử bạn muốn thêm một trường chứa tên đệm của những người có trong danh sách. Thông thường, bạn đặt trường này giữa trường tên riêng và tên họ. Để thêm, thực hiện các bước sau:
  
  - Chọn dòng thứ 3 và đặt nó làm dòng hiện thời. (Đây là dòng mà xác định trường LastName)
  
  
  
  - Kích chuột vào công cụ Insert Row. Cách này sẽ thêm một dòng trống giữa trường FirstName và LastName, hình 2.
  
  
  Hình 2: Chèn một dòng trống trong bảng.
  
  Bây giờ thì bạn có thể nhập tên trường mới. Trong trường hợp này, khi nhập Middle Initial (có thể bao gồm cả dấu cách). Đó là tất cả để thêm một trường. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ học cách xác định loại thông tin (text (văn bản), numbers (số), …) mà trường mới sẽ chứa.
  
  Khi làm việc với các trường trong bảng, sẽ có lúc bạn muốn di chuyển vị trí một trường. Để chuyển vị trí một trường, chọn dòng chứa trường đó (chắc chắn toàn bộ dòng được bôi đen), Giữ chuột trái, bạn có thể kéo trường tới nhiều vị trí mới mà bạn muốn. Khi nhả chuột, Access di chuyển trường tới vị tri mới. Di chuyển một trường không làm thay đổi dữ liệu của nó, cũng không thay đổi dữ liệu ở các trường xung quanh.
  
  Tên các trường nên chỉ rõ dữ liệu mà trường đó chứa. Trong cả quá trình, thông tin bạn lưu giữ trong bảng có thể bị thay đổi. Để đổi tên của trường có sẵn, đơn giản là chỉ cần chọn tên và đổi. Ví dụ, nếu muốn thay đổi tên của trường PostalCode thành Zip code, chọn tên trường hiện thời và gõ Zip code. Như vậy, có thể đổi tên trường StateOrProvince thành State. Kết quả thay đổi tới cấu trúc bảng (sau khi thêm trường Middle Initial và đổi tên trường StateOrProvince, Postalcode) như hình 3.
  
  
  Hình 3: Thay đổi cấu trúc bảng
  
  
  Trong toàn bộ thời gian, có thể không cần kiểm tra dữ liệu. Như vậy, Access cũng cho phép bạn xóa các trường. Xóa một trường cũng giống cách xóa bản ghi trong một bảng:
  
  1. Sử dụng chuột, chọn toàn bộ dòng chứa trường mà bạn muốn xóa.
  
  2. Nhấn phím DEL hoặc chọn Delete từ menu Edit. Nếu bạn đang xóa một trường chứa dữ liệu, Access sẽ hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ, hình 4
  
  
  Hình 4: Access hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ.
  
  Để xóa trường, cùng với tất cả thông tin trước đó chứa bên trong nó, kích chuột vào nút Yes
  Chú ý: Nếu bạn xóa một trường do nhầm, ngay lập tức sử dụng tùy chọn Undo từ menu Edit,. Nếu bạn thực hiện nhiều thay đổi khác nhau cho cấu trúc bảng, việc xóa trường (và nội cung của nó) không thể khôi phục.
  
  Thay đổi kiểu dữ liệu
  
  Để lưu giữ một phần thông tin có hiệu quả, Access cần biết kiểu dữ liệu của nó. Kiểu dữ liệu chỉ rõ loại thông tin trường sẽ chứa. Access cho phép bạn chỉ rõ 9 kiểu dữ liệu khác nhau, chi tiết trong bảng 1.
  
  

  Kiểu dữ liệu	Ý nghĩa
  AutoNumber	Số tự đọng - Access tự động điền các số có thứ tự mỗi khi bạn thêm bản ghi.
  Currency	Giá trị kiểu tiền tệ - Số chính xác tới 15 số thập phân phía bên trái của dấu chấm và 4 số thập phân phía bên phải.
  Date/Time	Kiểu ngày giờ - Số miêu tả ngày hoặc giờ trong khoảng từ 100 đến 9999
  Hyperlink	Một địa chỉ siêu liên kết tới tài liệu khác, URL, hay vị trí trong một tài liệu
  Memo	Kiểu ghi nhớ - Có độ dài tối đa lên tới 64000 ký tự
  Number	Kiểu số - Một giá trị số
  OLE Object	Những đối tượng như đoạn âm thanh hay các hình ảnh đồ họa (OLE là một kỹ thuật nhúng và kết nối đối tượng, bạn sẽ được biết rõ hơn trong Chương 17, “Sử dụng OLE”)
  Text	Kiểu văn bản - Gồm nhiều ký tự có độ dài tối đa 255 ký tự
  Yes/No	Kiểu logic - Cho giá trị đúng hoặc sai.

  Bảng 1: Các kiểu dữ liệu hỗ trợ bởi Access.
  
  Nếu bạn làm việc với máy tính lâu dài, bạn sẽ thấy rất quen với một vài kiểu dữ liệu được đưa ra trong bảng 1. Đó là những kiểu dữ liệu cơ bản hầu như có trong mọi thông tin có thể lưu trữ.
  
  Trong cột Data Type của cửa sổ Design view, Access hiển thị kiểu dữ liệu hiện thời của mỗi trường. Nếu bạn muốn thay đổi các kiểu dữ liệu, chọn kiểu dữ liệu cho trường bạn muốn đổi.
  
  Ví dụ, giả thiết đã có một trường Christmas Card trong bảng. Mục đích của trường là chỉ báo cho bạn liệu người này có thiệp Christmas trong danh sách. Trường này phù hợp với kiểu dữ liệu Yes/No, nhưng Access tự động thiết lập cho dữ liệu là kiểu Text (văn bản). Như vậy, bạn phải thay đổi nó với một kiểu dữ liệu khác.
  
  Để làm được, lựa chọn dòng Christmas Card từ cột Data Type. Bạn sẽ để ý thấy một mũi tên nhỏ xuất hiện phía bên phải của kiểu dữ liệu. Nếu kích chuột vào mũi tên, một danh sách sẵn có xổ xuống. Tất cả việc cần làm là chọn một kiểu dữ liệu. Trong trường hợp này, chọn Yes/No. Khi trở lại chế độ Design view, Access sẽ đổi các giá trị trong trường.
  
  
  
  Chú ý: Thay đổi kiểu dữ liệu có thể tốn nhiều thời gian của tiến trình, phụ thuộc vào nhiều bản ghi có trong bảng. Khi bạn thay đổi một kiểu dữ liệu, Access sẽ thực hiện chuyển đổi dữ liệu sẵn có trong trường thành kiểu dữ liệu mới. Nếu nó không thể thực hiện được, bạn sẽ mất dữ liệu đã được lưu trước đó trong trường.
  
  Thêm lời chú thích
  
  Khi thiết kế một bảng, bạn lựa chọn các trường mà bảng lưu giữ, mỗi trường đều có kiểu dữ liệu. Để giúp bạn giải thích những vấn đề cho người khác có thể cập nhật bảng, Access cho phép đặt những lời chú thích về mỗi trường trong bảng. Bằng cách đọc những lời chú thích đó, bạn hoặc những người dùng khác nhanh chóng biết được tại sao những lựa chọn cụ thể đó được tạo.
  
  Trong chế độ Design view, bạn có thể đặt các lời chú thích về các trường ở cột thứ 3 của mỗi dòng. Nội dung của trường miêu tả không ảnh hưởng tới quá trình làm việc của Access, việc miêu tả trường đơn giản là chỗ đặt tài liệu hoặc đưa ra lời chú thích cho mục đích của trường. Sau này, bạn có thể quên là tại sao bạn đã gộp một trường trong bảng. Nếu bạn tạo một lời chú thích bây giờ, về sau bạn sẽ không phải bận tâm.
  
  Để thêm một lời chú thích, đơn giản là lựa chọn ô trong cột thứ 3 của dòng định chứa nội dung chú thích. Bạn có thể nhập lời chú thích tối đa 283 ký tự. Trong chương 9, “Tạo các biểu mẫu tùy ý”, bạn sẽ học cách miêu tả trường
  
  Tìm hiểu các thuộc tính
  
  Bạn đã được lưu ý vùng phía cuối của cửa sổ Design, đó là vùng Field Properties (các thuộc tính của trường). Properties đơn giản là các đặc điểm được kết hợp với một trường hay một đối tượng. Cửa sổ Design cho phép bạn thay đổi thuộc tính được kết hợp với các trường.
  
  
  Hình 5: Vùng Field Properties
  
  
  Mỗi kiểu thuộc tính kết hợp với một trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó. Ví dụ, một trường Text có đặc tính là độ dài (cũng được biết như thuộc tính Field Size) kiểm soát mức tối đa mà các ký tự đạt được trong một trường. Mặt khác, một OLE Object (như âm thanh hay hình ảnh) không có thuộc tính như vậy bởi vì một độ dài không có ý nghĩa.
  
  Để thay đổi một thuộc tính của trường, chọn dòng chứa trường đó rồi lựa chọn thuộc tính hoặc nhập thuộc tính mới. Những phần sau sẽ giải thích một số thuộc tính đó.
  Chú ý: Thay đổi một vài thuộc tính có thể dẫn tới mất dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn rút ngắn độ dài của một trường văn bản, sau đó nhiều trường chứa giá trị dài sẽ bị cắt bớt. Trong trường hợp đó, bạn có thể bị mất dữ liệu, Access sẽ đưa ra cảnh báo đầu tiên trước khi nó được thay đổi.
  
  Phụ đề
  
  Caption (phụ đề) là một nhãn mà Access sử dụng để đề cập tới một trường. Trong chế độ Datasheet view, phụ đề xuất hiện phía trên cột của trường. Access cũng sử dụng thuộc tính Caption trong các vị trí khác, như các nhãn để hướng dẫn. (Bạn sẽ được hiểu rõ hơn trong chương 9)
  
  Đặc tính Caption có tối đa 255 ký tự. Nếu bạn không đưa ra một Caption, Access sử dụng tên trường để thay thế.
  
  Định dạng
  
  Thuộc tính Format (định dạng) miêu tả việc định dạng mà Access sử dụng để hiển thị một giá trị trong trường. Thuộc tính này chỉ tác động đến cách Access hiển thị dữ liệu, chứ không thay đổi giá trị đã được lưu giữ trong bảng. Bạn có thể thiết lập các định dạng khác nhau cho nhiều kiểu dữ liệu khác nhau. Ví dụ, Access cung cấp các định dạng khác nhau để điều chỉnh cách một ngày tháng được hiển thị. Như vậy, đối với trường currency, bạn có thể hiển thị giá trị tiền tệ dựa vào các định dạng khác nhau.
  
  Để quan sát được các định dạng sẵn có cho một trường cụ thể, chọn thuộc tính Format và kích chuột vào mũi tên xuất hiện phía bên phải hộp thoại property. Ví dụ, nếu bạn chọn trường Birthdate (trường có kiểu dữ liệu Date/Time), sau đó kích chuột vào thuộc tính Format, mũi tên xuất hiện phía bên phải hộp property. Nếu kích chuột vào mũi tên, bạn sẽ thấy một danh sách các thuộc tính sẵn có của trường. Thuộc tính tên được hiển thị phía bên trái danh sách, trong khi các ví dụ về sử dụng thuộc tính này ở phía bên phải.
  
  
  Hình 6: Thuộc tính Format
  
  
  Nếu định dạng sẵn có không phù hợp với nhu cầu, bạn có thể tạo một định dạng tùy chỉnh bằng cách sắp xếp một chuỗi các ký tự cùng nhau để chỉ định cách các giá trị trong trường xuất hiện. Định dạng các ký tự mà bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào kiểu dữ liệu trong trường: Numeric hoặc Currency, Date/time, Yes/No, hoặc Text, Memo.
  
  Định dạng các mã cho kiểu dữ liệu Numeric hay Currency được trình bày trong bảng 2
  
  

  Ký tự	Ý nghĩa
  0	Đưa ra một vị trí thay thế cho một số. Access hiển thị một số hoặc số 0
  #	Đưa ra một vị trí thay thế cho một số. Access hiển thị một số hoặc một ký tự trắng
  .	Dấu chấm thập phân
  ,	Dấu phẩy ngăn cách giữa các số hàng nghìn
  E-, E+, e-, e+	Cách ký hiệu hóa
  %	Tỉ lệ phần trăm
  \	Hiển thị ký tự tiếp theo như một chữ
  -, +, $, (, )	Hiển thị như một ký tự chữ
  *	Sử dụng ký tự sau như ký tự đủ (làm đầy các ký tự trắng trong định dạng)

  Bảng 2: Định dạng các mã tùy ý cho kiểu dữ liệu Numeric, Currency.
  
  Ví dụ, nếu bạn muốn trình bày một định dạng tùy chỉnh cho trường Currency là các số 1234.5678 và -1234.5678 được hiển thị như sau:
  
  *******$1,234.57
  (*******$1,234.57)
  
  Bạn có thể sử dụng thuộc tính Format sau:
  
  **$#,##0.00;(**$#,##0.00)
  
  Chú ý rằng, thực tế có hai định dạng theo lý thuyết được tách ra bởi dấu chấm phẩy. Access sử dụng định dạng dấu chấm phẩy phía bên trái nếu giá trị trong trường là dương và định dạng bên phải nếu giá trị âm
  
  Bảng 3 đưa ra chi tiết các mã định dạng tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng cho các trường với kiểu dữ liệu Date/Time
  

  Ký tự	Ý nghĩa
  :	Phân cách giờ
  /	Phân cách ngày tháng
  d	Hiển thị ngày như một số mà không cần số 0 đứng đầu
  dd	Hiển thị ngày như một số với số 0 đứng đầu
  ddd	Hiển thị ngày theo định dạng chỉ 3 ký tự (Sun, Mon, Tue, …)
  dddd	Đưa ra tên đầy đủ của ngày (Sunday, Monday, Tuesday, …)
  ddddd	Sử dụng định dạng ngày ngắn được thiết lập từ cửa sổ Control Panel để hiển thị ngày đầy đủ (mặc định là m/d/y).
  dddddd	Sử dụng kiểu định dạng ngày tháng đầy đủ được thiết lập từ cửa sổ Control Panel để hiển thị ngày đầy đủ (mặc định là mm, dd, yyyy)
  w	Hiển thị ngày trong tuần như một số.
  ww	Hiển thị tuần của năm như một số
  m	Hiển thị tháng như một số không cần số 0 đứng đầu.
  mm	Hiển thị tháng như một số có số 0 đứng đầu.
  mmm	Hiển thị tháng với 3 ký tự (Jan, Feb, Mar, …)
  mmmm	Đưa ra tên đầy đủ của tháng (January, February, March, …)
  q	Hiển thị quý số của năm
  y	Hiển thị năm  với một số.
  yy	Hiển thị năm với 2 số
  yyyy	Hiển thị năm với 4 số.
  h	Hiển thị giờ với một số không kể số 0 đứng đầu.
  hh	Hiển thị giờ với một số với số 0 đứng đầu.
  n	Hiển thị phút với một số không kể số 0 đứng đầu.
  nn	Hiển thị phút với một số với số 0 ở đầu
  s	Hiển thị giây với một số không kể số 0 đứng đầu.
  ss	Hiển thị giây với một số với số 0 đứng đầu.
  tttt	Hiển thị đầy đủ thời gian, sử dụng định dạng thời gian đặc biệt trong cửa sổ Control Panel
  AM/PM	Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là AM hoặc PM
  am/pm	Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là am hoặc pm
  A/P	Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là A hoặc P
  a/p	Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là a hoặc p

  Bảng 3: Định dạng các mã tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Dat/Time.
  
  Trong hầu hết các trường hợp, định dạng của Access cung cấp kiểu dữ liệu Date/Time sẽ đáp ứng yêu cầu bạn cần. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một định dạng đặc biệt để hoàn thành một yêu cầu duy nhất, như hiển thị quý của năm. Ví dụ, mục đích bạn là muốn các ngày 6/11/1999 và 1/15/2000 được hiển thị, ta làm như sau:
  
  Quarter 2,1999
  Quarter 1, 2000
  
  Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng thuộc tính Format như sau:
  
  “Quarter “q”, “yyyy
  
  Bảng 4 trình bày định dạng các mã tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng khi làm việc với các trường có kiểu dữ liệu Text hoặc Memo
  
  

  Ký tự	Ý nghĩa
  @	Ký tự được quy định (một chuỗi văn bản hoặc dấu cách)
  &	Ký tự không được quy định
  <	Chuyển tất cả các ký tự thành chữ thường
  >	Chuyển tất cả các ký tự thành chữ hoa

  Bảng 4: Định dạng các mã tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Text hoặc Memo.
  
  Khi bạn so sánh chúng với việc định dạng các ký tự khác, định dạng các ký tự tùy chỉnh là dễ sử dụng. Ví dụ: giả sử bạn muốn định dạng một giá trị để nó thành các chữ hoa, vì thế có 3 dấu hỏi xuất hiện nếu trường còn trống. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng thuộc tính định dạng sau:
  
  >;???
  
  Mã phía bên trái dấu chấm phẩy chỉ rõ định dạng trong Access sẽ áp dụng cho một giá trị văn bản. Mã phía bên phải hiển thị các dấu hỏi nếu ở đó không có giá trị văn bản. Kết quả của thuộc tính định dạng hiển thị như sau:
  
  ???
  WIDGET
  ???
  COG
  ???
  
  Bạn cũng có thể tạo một thuộc tính Format tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Yes/No. Access lưu dữ kiểu dữ liệu này theo một trong hai giá trị: -1 đối với Yes, và 0 đối với No. Một thuộc tính Format tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu này có 3 phần, mỗi phần được tách bởi dấu chấm phẩy. Access không sử dụng phần đầu tiên phía bên trái chỗ trống (áp dụng cho các phiên bản sau của Access). Access sử dụng phần thứ hai nếu giá trị là -1 và phần thứ ba nếu giá trị là 0. Ví dụ, hãy theo dõi thuộc tính định dạng sau:
  
  ;”Left”;”Right”
  
  Kết quả thuộc tính Format này là chữ Left và Right được sử dụng thay cho Yes và No. Chữ này có thể sử dụng hoàn toàn trong định dạng tùy chỉnh. Bạn nên chú ý rằng khi nhập dữ liệu cho trường trong chế độ Datasheet, bạn vẫn phải làm việc với nó như một hộp chọn, nếu hộp chọn được chọn, Access sẽ hiểu là Left. Nếu không được chọn, nó hiểu là Right.
  Chú ý: Thuộc tính Format chỉ tác động tới cách Access hiển thị thông tin; nó không làm thay đổi giá trị trong bảng.
  
  Mặt nạ nhập liệu
  
  Một số kiểu dữ liệu cho phép bạn chỉ định thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu). Một Input Mask hướng dẫn người dùng nhập dữ liệu. Có thể một trong hầu hết các ví dụ phổ biến là khi nhập một số điện thoại. Nếu bạn sử dụng một Input mask, bạn sẽ thấy như ví dụ sau:
  
  
  Chú ý rằng dấu ngoặc đơn thường dùng để đặt mã vùng ở trong đó và một gạch xuất hiện trong chỗ thích hợp của số điện thoại. Tất cả những gì người dùng có thể làm là nhập các số. Bạn chỉ rõ loại thuộc tính Input Mask như sau:
  
  !\(999”) “000\-0000
  
  Bạn có thể từ ví dụ này mà xây dựng các Input mask theo nhiều cách giống nhau như chỉ rõ định dạng (đã đề cập trong phần trước). Trong các từ khác, bạn chỉ rõ một loạt các ký tự đưa ra cho Access cách dấu hiệu nhập xuất hiện. Bảng 5 biểu thị các ký tự khác nhau bạn có thể sử dụng trong thuộc tính Input Mask.
  
  

  Ký tự	Ý nghĩa
  0	Ký tự số (Mục được yêu cầu phải nhập, dấu công và dấu trừ không được cho phép
  9	Ký tự số (Mục không được yêu cầu phải nhập, vị trí trống được chuyển thành ký tự cách; dấu cộng và dấu trừ không được phép)
  #	Ký tự số (Mục không yêu cầu phải nhập, vị trí trống được chuyển thành ký tự cách; dấu cộng và dấu trừ được phép)
  L	Ký tự chữ cái (Mục yêu cầu phải nhập)
  ?	Ký tự chữ cái (Mục nhập tùy ý)
  A	Ký tự chữ cái và số (Mục yêu cầu phải nhập)
  a	Ký tự chữ cái và số (Mục nhập tùy ý)
  &	Chỗ để nhập cho bất kỳ ký tự hay khoảng trắng nào (Mục yêu cầu phải nhập)
  C	Chỗ để nhập cho bất kỳ ký tự hay khoảng trắng nào (Mục nhập tùy ý)
  .	Dấu chấm thập phân
  ,	Dấu phẩy ngăn cách các số hàng nghìn
  / or -	Phân cách ngày
  :	Phân cách thời gian
  <	Chuyển tất cả các ký tự thành chữ thường
  >	Chuyển tất cả các ký tự thành chữ hoa
  !	Nhập dữ liệu từ bên phải sang trái thay vì từ trái sang phải
  \	Hiển thị ký tự tiếp theo như một chữ

  Bảng 5: Các ký tự bạn có thể sử dụng trong thuộc tính Input Mask
  
  Chú ý: Nếu chỉ cần đặt một Input mask đơn giản cùng nhau, hoặc bạn muốn để sử dụng một cách phổ biến (như một số điện thoại, quỹ phúc lợi xã hội, hoặc mã bưu điện), bạn có thể sử dụng Input mask Wizard. Bạn đăng nhập Wizard này bằng cách kích chuột vào nút Builder, nó xuất hiện phía bên phải hộp thoại thuộc tính Input Mask khi hộp này được chọn
  
  
  Validation Rule và Validation Text
  
  Như bạn đã biết, Input mask điều khiển định dạng cho người dùng nhập dữ liệu. Trong quá trình thêm, để cho phép bạn chỉ định cách người dùng nhập dữ liệu, Access cũng cho phép bạn chỉ rõ các giá trị được chấp nhập cho một trường. Bạn có thể làm điều này bằng cách xây dựng các Validation rule.
  
  
  Hình 7: Hộp thoại Expression Builder để xây dựng các Validation rule.
  
  
  Nếu bạn áp dụng đúng cách Validation rules, nó có thể trở thành công cụ rất mạnh mẽ. Nó cho phép bạn kiểm tra thông tin của người dùng khi được nhận vào trường. Ví dụ, bạn có thể sử dụng một Validation rule để chắc chắn rằng một giá trị là lớn hơn 0 hay lớn hơn 100. Bạn cũng sử dụng quy tắc khác để chắc chắn một giá trị nằm ngoài một khoảng. Bạn xây dựng các Validation rule như một phương trình. Sử dụng những thao tác như những ký hiệu được thấy trong bảng 6 để so sánh giá trị trường với các giá trị khác.
  
  Chú ý: Đặt các Validation rule cùng nhau có thể giống như lập trình. Nếu chưa có kinh nghiệp lập trình, bạn cảm thấy việc xây dựng các validation rule khá phưc stapj, đừng chú ý toàn bộ những vấn đề có thể được viết những biểu thức cùng nhau. Bạn có thể sử dụng Access thành công mà không cần đặt validation rule cùng nhau. Sau khi đã quen với Access, và có thể sau khi đã làm việc với các chương sau (phần lập trình), bạn muốn trở lại phần này và thực hiện các Validation rule khác
  
  

  Toán tử	Ý nghĩa
  +	Tính cộng
  -	Tính trừ
  /	Phép chia
  *	Phép nhân
  Mod	Phép chia lấy dư
  \	Phép chia số nguyên (tất cả các số)
  ^	Mũ hóa
  =	Dấu bằng
  <	Nhỏ hơn
  >	Lớn hơn
  <=	Nhỏ hơn hoặc bằng
  >=	Lớn hơn hoặc bằng
  <>	Khác nhau
  Between	Giữa 2 giá trị
  And	Toán tử And
  Eqv	Toán tử tương đương
  Imp	Toán tử liên quan
  Not	Toán tử phủ định
  Or	Toán thử Or
  Xor	Toán tử phủ định Or

  Bảng 6: Các toán tử có thể sử dụng trong thực hiện Validation rule.
  
  Ví dụ, giả sử bạn muốn kiểm tra nếu một giá trị được nhập bởi người dùng ở trong khoảng 10 và 20. Bạn có thể thực hiện bằng cách nhập thao tác như sau trong thuộc tính Validation Rule:
  
  Between 10 and 20
  
  Thuộc tính Validation Text là thông điệp được hiển thị bởi Access nếu một giá trị không phải là Validation Rule. Trong các từ khác, nếu validation rule kiểm tra một giá trị nằm ngoài khoảng. Access hiển thị validation text trong một hộp thoại. Ví dụ sau cho phép bạn thiết lập thuộc tính Validation Rule và Validation Text:
  
  
  Trong trường hợp này, nếu bạn đã thử nhập một giá trị nhỏ hơn 20 trong trường, Access hiển thị hộp thoại thông báo lỗi như hình 8:
  
  Hình 8: Hộp thoại thông báo lỗi.
  

  Ngân NT (Theo Learn Access)- Quản Trị Mang

• RE: MS Access- Toàn tập

  Noname > 05-01-11, 02:36 PM

  MS Access - Bài 12: Thao tác với một bảng (Click to View)

  
  Bạn đã được biết đến cách tạo và thiết kế bảng trong Access. Và bây giờ là lúc học cách thao tác trên toàn bộ các bảng. Bạn đừng nhầm khái niệm này với tính năng soạn thảo đã được biết ở chương 2 “Học Access trong 1 giờ”. Các tính năng đó chỉ đề cập đến các trường hay các bản ghi riêng lẻ trong một bảng.
  
  Trong 3 phần tiếp theo, bạn sẽ được học cách thực hiện các thao tác sau:
  
  *
  Sao chép một bảng
  *
  Đổi tên cho bảng
  *
  Xóa bảng
  
  Sao chép bảng
  
  Có lúc bạn muốn sao chép toàn bộ bảng. Ví dụ, bạn cần sao chép một bảng sao cho có thể sử dụng bản sao chép đó như một bảng khác. Hoặc bạn muốn sao chép nó để giữ một bản sao lưu tạm thời.
  
  Để sao chép một bảng, thực hiện các bước sau:
  
  1. Chọn nút Table trong cửa sổ Database. Bạn sẽ thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.
  
  2. Lựa chọn tên bảng bạn muốn sao chép. Ví dụ, chọn bảng Addresses.
  
  3. Chọn Copy từ thực đơn Edit, hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + C
  
  4. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hoặc ấn tổ hơp phím CTRL + V. Lần lượt như vậy, Access hiển thị hộp thoại Paste Table As như hình 1.
  
  
  Hình 1: Hộp thoại Paste Table As
  
  5. Trong mục Table Name, nhập tên bảng sao chép mà bạn vừa tạo. Ví dụ, nhập tên Temporary Addresses, nhưng chưa ấn nút ENTER
  
  6. Trong phần Paste Options, chọn kiểu sao chép bạn muốn. Khi muốn sao chép toàn bộ bảng, bạn tích vào tùy chọn thứ hai, Structure and Data. (Nếu chỉ muốn sao chép cấu trúc mà không có dữ liệu, bạn chọn Structure Only)
  
  7. Kích chuột vào nút OK, Access sẽ sao chép bảng và cập nhật bảng mới vào cửa sổ Database như hình 2.
  
  
  Hình 2: Cửa sổ Database đã được cập nhật bảng
  
  Đổi tên bảng
  
  Access cho phép bạn đổi tên một cũng tương tự như cách Windows File Manager đổi tên files. Để đổi tên bảng, thực hiện theo các bước sau:
  
  1. Chọn nút Table từ cửa sổ Database. Bạn sẽ thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.
  
  2. Chọn tên bảng bạn muốn đổi. Ví dụ, chọn bảng Temporary Addresses.
  
  3. Chọn Rename từ thực đơn Edit. Access sẽ bôi đen tên bảng và thực hiện thao tác đổi tên, như vậy bảng có thể được đổi tên
  
  4. Nhập một tên mới cho bảng hoặc sửa tên sẵn có. Không sử dụng tên đã có trong bảng. Ví dụ, bạn có thể gõ tên New Addresses.
  
  5. Nhấn ENTER hoặc kích chuột bất cứ chỗ nào ngoài vùng làm việc. Access đổi tên bảng và thêm tên mới cho cửa sổ Database (hình 3)
  
  
  Hình 3: Cửa sổ Database sau khi đã đổi tên bảng
  
  Xóa một bảng
  
  Xóa một bảng cũng dễ dàng như sao chép hay đổi tên. Thực tế, bạn có thể xóa một bảng bằng nhiều cách giống như xóa các tài liệu hay các thư mục con trong nhiều chương trình ứng dụng khác của Windows. Để xóa một bảng, thực hiện các bước sau:
  
  1. Lựa chọn nút Table từ cửa sổ Database. Bạn có thể thấy một danh sách các bảng trong cơ sở dữ liệu.
  
  2. Chọn tên bảng muốn xóa. Ví dụ, chọn bảng New Addresses.
  
  3. Chọn Delete từ thực đơn Edit hoặc chỉ cần ấn phím DEL trên bàn phím. Access sẽ hỏi bạn để xác nhận lại hành động.
  
  
  Hình 4: Xác nhận việc xóa bảng
  
  Kích chuột vào nút Yes để xóa bảng hoặc kích vào nút No để bỏ qua lựa chọn này.
  

  Ngân NT (Theo Learn Access)-quantrimang

• RE: MS Access- Toàn tập

  Noname > 10-01-11, 11:49 AM

  Ms Access - Bài 13: Tóm tắt chương 3
  
  Access cung cấp cho bạn một cách linh hoạt không chỉ trong việc nhập dữ liệu mà còn quá trình làm việc với các bảng hay toàn bộ bảng. Trong chương này, bạn đã biết cách sử dụng chế độ Design view có hiệu quả. Ngoài ra, bạn đã biết cách để sao chép, đổi tên và xóa toàn bộ bảng.
  
  Trước khi bước sang chương 4, phải chắc là bạn hiểu các nội dung sau:
  
  • Chế độ Design view cho phép bạn thay đổi cấu trúc bảng hiện tại. Access đưa ra thông tin trong cửa sổ Design view với nhiều cách giống như trong cửa sổ Datasheet
  
  • Các kiểu dữ liệu chỉ rõ loại thông tin được lưu trữ trong một trường. Sử dụng kiểu dữ liệu đúng sẽ giúp Access lưu giữ thông tin trong bảng có hiệu quả.
  
  • Khi thiết kế bảng, bạn có thể kèm theo lời chú thích cho các trường. Những lời chú thích này giúp bạn nhớ mục đích của trường và các tài liệu chứa thông tin về chúng. Lời chú thích không ảnh hưởng tới các chức năng của Access.
  
  • Mỗi trường đều có đặc tính hoặc các đặc trưng riêng để chỉ rõ cách Access thực hiện tiến trình. Các kiểu đặc tính sẵn có cho trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu trường đó.
  
  • Sử dụng cửa sổ Database, bạn có thể sao chép, đổi tên và xóa toàn bộ bảng.
  

  Ngân NT (Theo Learn Access)-quantrimang

• RE: MS Access- Toàn tập

  Noname > 13-01-11, 10:47 PM

  Chương 4: Tạo cơ sở dữ liệu khác
  
  Trong chương 2, “Học Access trong 1 giờ”, bạn đã được học cách thực hiện tất cả các chức năng cơ bản của Access. Tạo cả cơ sở dữ liệu và tạo bảng, tìm hiểu những vấn đề xung quanh chế độ Datasheet. Ở chương này, bạn sẽ gặp lại một số phần đã đề cập ở chương 2, nhưng dưới góc độ khác. Bạn sẽ học cách tự tay tạo một bảng không dựa vào Table Wizard..
  
  Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các nội dung sau:
  
  *
  Cách tạo một cơ sở dữ liệu
  *
  Cách thiết kế bảng theo ý bạn
  *
  Cách sắp xếp bảng sử dụng cửa sổ Design view
  *
  Làm thế nào để kiểm tra sự sắp xếp bảng
  
  

  Bài 14: Cơ sơ dữ liệu tự tạo (Click to View)

  
  Để bắt đầu, bạn sẽ tạo một cơ sở dữ liệu mới. Như ở chương 2, bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu theo các bước sau:
  
  Kích chuột vào New trên thanh công cụ. Access hiển thị hộp thoại New như hình 1
  
  
  Hình 1: Hộp thoại New
  
  Phải chắc là đối tượng Database đã được chọn, sau đó mới kích nút OK. Access hiển thị hộp thoại File New Database như hình 2.
  
  
  Hình 2: Hộp thoại File New Database.
  
  1. Nếu cần thiết, thay đổi ổ đĩa và thư mục cho cơ sở dữ liệu mới.
  
  2. Trong hộp File Name, nhập tên Customer. Đây là tên bạn sẽ sử dụng cho cơ sơ dữ liệu ở chương này.
  
  3. Kích chuột vào nút Create. Sau khi Access tạo file cơ sở dữ liệu theo yêu cầu, bạn sẽ thấy cửa sổ Database hiển thị như hình 3.
  
  
  Hình 3: Cửa sổ Database xuất hiện sau khi Access tạo cơ sở dữ liệu Customer.
  Ngân NT (Theo Learn Access)

• RE: MS Access- Toàn tập

  Noname > 17-02-11, 10:41 PM

  MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu (Click to View)

  Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng
  
  
  
  Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thành phần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không phải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay.
  
  Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng. Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó.
  
  Giai đoạn thiết kế
  
  Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉ cần một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở dữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa hàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau:
  
  * Tôi nên gọi bảng là gì?
  * Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa?
  * Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu?
  * Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu?
  * Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu?
  * Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu?
  
  Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Thực tế, bạn có thể tập hợp lại các thông tin chi tiết trước khi ngồi trước máy tính. Nhưng nếu bạn chỉ trả lời được ít trong số những câu hỏi trên, bạn hãy sử dụng cách tạo bảng thứ nhất.
  
  Mẫu thiết kế bảng
  
  Như đã đề cập trong phần trước, cách tốt nhất để thiết kế bảng là bằng một chiếc bút chì và giấy. Với ý nghĩ đó, bạn có thể tạo một mẫu thiết kế bảng để sử dụng như khi làm việc trên bản thiết kế. Hình 1 miêu tả ví dụ như mẫu
  
  
  Hình 1: Mẫu thiết kế bảng
  
  
  Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng. Do bảng này chứa một danh sách các khách hàng doanh nghiệp, nên sử dụng Business Customers là tên bảng. Viết tên đó ở phía trên mẫu thiết kế.
  
  Lập kế hoạch các Table Fields
  
  Trên trang tính của giấy, viết tên của các trường bạn thích để sử dụng trong bảng. Không cần chú ý đến thứ tự của chúng ở đó. Đối với các tên trường, bạn có thể gồm tên công ty, địa chỉ (có 2 dòng địa chỉ để dành cho địa chỉ dài và những bộ số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, …
  
  Bảng 1 trình bày danh sách các tên trường mà bạn có thể sử dụng cho bảng Business Customers. Nếu chưa làm được, bạn nên nhập mỗi tên trường trong mẫu thiết kế bảng. Thông thường bạn nên nhập tên trường mà bạn đã viết. Tuy nhiên, do cơ sở dữ liệu của bạn ghép nối ví dụ được trình bày trong loạt bài này, sử dụng duy nhất tên trường được liệt kê trong bảng 1.
  
  

  Tên trường	Ý nghĩa
  Company Name	Tên công ty
  Address 1	Dòng địa chỉ đầu tiên
  Address 2	Dòng địa chỉ thứ hai
  City	Tên Thành phố
  State	Quận/Huyện
  Zip Code	Mã bưu điện
  Main Phone	Số điện thoại cho công ty tổng đài
  Fax Number	Số Fax
  Account Number	Mã số khách hàng
  Salesperson	Người quản lý tài khoản
  Credit Limit	Số lượng tài khoản có thể mua
  Account Opened	Ngày tài khoản được thiết lập
  Last Order	Ngày mua cuối cùng
  Active	Chỉ rõ nếu đây là tài khoản còn hoạt động hay không hoạt động
  Contact	Tên giao dịch của công ty
  Contact Phone	Số điện thoại liên hệ
  Comments	Những lưu ý cần thiết để ghi lại

  Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers
  
  Chọn kiểu dữ liệu
  
  Một kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trị date, text hay currency (tiền tệ). Bước tiếp theo trong việc xác định bảng là quyết định kiểu dữ liệu cho trường. Bảng 2 liệt kê các kiểu dữ liệu trong Access
  

  Kiểu dữ liệu	Ý nghĩa
  AutoNumber Số tự động	Access sẽ tự động điền các số theo thứ tự mỗi khi thêm bản ghi.
  Currency Kiểu Tiền tệ	Số chính xác tới 15 số thập phân phía bên trái dấu thập phân và 4 số phía bên phải.
  Date/Time Kiểu ngày tháng	Số tương ứng với ngày hoặc thời gian trong khoảng 100 đến 9999 năm.
  Hyperlink	Một địa chỉ liên kết tới các tài liệu, URL hoặc các vị trí trong tài liệu
  Memo Kiểu ghi nhớ	Chuỗi văn bản có độ dài lên tới 64000 ký tự
  Number Kiểu số	Một giá trị số.
  OLE Object	Các đối tượng như đoạn âm thanh hoặc hình ảnh
  Text Kiểu văn bản	Gồm nhiều ký tự, độ dài tối đa 255 ký tự.
  Yes/No Kiểu logic	Đúng hoặc sai.

  Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi Access
  
  Hầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text. Nhưng đối với một vài trường, bạn sẽ phải chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, bạn nên sử dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trường Date Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments. Bảng 3 liệt kê các kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng. Bạn nên viết các kiểu dữ liệu trong cột Type of Data của mẫu thiết kế bảng.
  
  

  Tên trường	Kiểu dữ liệu
  Company Name	Text
  Address 1	Text
  Address 2	Text
  City	Text
  State	Text
  Zip Code	Text
  Main Phone	Text
  Fax Number	Text
  Account Number	AutoNumber
  Salesperson	Text
  Credit Limit	Currency
  Account Opened	Date/Time
  Last Order	Date/Time
  Active	Yes/No
  Contact	Text
  Contact Phone	Text
  Comments	Memo

  
  Chú ý rằng bảng 3 gán kiểu AutoNumber cho trường Account Number. Bởi vì Access tự động tính toán kiểu dữ liệu này với mỗi bản ghi mới nó tự gán mã khách hàng, bạn có thể bỏ qua việc tự động của Access để tự gán số tài khoản khách hàng.
  
  Xác định độ dài của trường
  
  Ở bảng 2, một trường văn bản có thể lên tới 255 ký tự, một trường Memo (kiểu ghi nhớ) có độ dài tối đa 64.000 ký tự. Bước tiếp theo trong việc thiết kế bảng là xác định độ dài cho các trường. Đối với một vài trường, bạn không cần phải làm việc này. Ví dụ, không cần xác định độ dài cho trường Credit Limit cũng như Active bởi vì kiểu dữ liệu của chúng không phụ thuộc độ dài. Tuy nhiên, bạn phải xác định độ dài cho tất cả các trường khác.
  
  Để xác định độ dài lớn nhất của trường một cách thích hợp, bạn cần biết rõ dữ liệu được chứa trong bảng. Ví dụ, bạn cần biết rằng sẽ cần duy trì mã bưu điện của khách hàng là 5 số hay 9 số. Tương tự như vậy, bạn nên biết cần bao nhiêu chỗ cho trường Company Name và Address.
  
  Nếu bạn biết rõ dữ liệu của mình, có thể chọn độ dài phù hợp nhất cho trường. Mặc dù Access luôn cho phép bạn thay đổi độ dài trường, thậm chí sau khi bắt đầu nhập dữ liệu vào trong bảng, bạn nên xem khoảng dữ liệu để tránh làm hỏng và nhân bản làm việc sau này. Bảng 4 liệt kê độ dài tối đa của các trường trong bảng Business Customers.
  

  Tên trường	Độ dài tối đa
  Company Name	35
  Address 1	40
  Address 2	40
  City	25
  State	2
  Zip Code	9
  Main Phone	10
  Fax Number	10
  Account Number	không cần
  Salesperson	35
  Credit Limit	không cần
  Account Opened	không cần
  Last Order	không cần
  Active	không cần
  Contact	35
  Contact Phone	10
  Comments	không cần

  Bảng 4: Độ dài các trường của bảng Business Customers
  
  Thứ tự các trường
  
  Việc cuối cùng, bạn cần quyết định thứ tự trường xuất hiện trong bảng và chỉ rõ thứ tự trên mẫu thiết kế bảng.
  
  Chú ý, ở đầu quá trình thiết kế bạn nên viết các trường theo thứ tự mà chúng xuất hiện trong đầu bạn. Bởi vì thứ tự các trường (giống như lựa chọn độ dài của trường) là một quá trình cơ bản và cần thiết cho việc tổ chức bảng của bạn, bình thường thì có thể đặt các trường theo thứ tự xuất hiện. Thứ tự trong cột của mẫu thiết kế bảng nên đặt là 1 cho trường đầu tiên, 2 cho trường thứ hai, …
  
  Tuy nhiên, mục đích của chúng tôi ở đây là sử dụng thứ tự được chỉ định trong bảng 5. Nhập thông tin này vào cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng.
  

  Tên trường	Thứ tự
  Company Name	2
  Address 1	3
  Address 2	4
  City	5
  State	6
  Zip Code	7
  Main Phone	8
  Fax Number	9
  Account Number	1
  Salesperson	16
  Credit Limit	13
  Account Opened	12
  Last Order	14
  Active	15
  Contact	10
  Contact Phone	11
  Comments	17

  Bảng 5: Thứ tự các trường cho bảng Business Customers
  
  Trước khi nhập thông tin ở mẫu thiết kế bảng vào Access, bạn nên quyết định sử dụng một khóa chính cho bảng. Ở chương 2 bạn đã học cách sử dụng khóa chính để sắp xếp các bản ghi và định vị chúng nhanh hơn. Khóa chính tiêu biểu là một giá trị duy nhất (nghĩa là không có bản ghi trùng trong bảng).
  
  Trong bảng Business Customers, có nhiều trường bạn có thể sử dụng làm khóa. Ví dụ, có thể sử dụng trường Company Name làm khóa chính. Tuy nhiên, cũng có thể có 2 tên công ty trùng tên nhau, và bạn cần có khóa khác là duy nhất. Nếu bạn không thể tìm thấy khóa khác, thì có thể sử dụng trường Company Name và chỉ cho phép có hai tên giống nhau.
  
  Bạn cũng nên sử dụng trường Account Number là khóa. Theo định nghĩa, số này đúng là duy nhất. Lưu ý, Access tự động tạo các mã cho bạn sử dụng trường AutoNumber. Bởi vì Accout Number thường là duy nhất, và nó sẽ là một khóa chính hợp lý. Để nhắc nhở chính bạn rằng trường Account Number sẽ là khóa chính, khoanh tròn số trường (1) trong cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng.
  
  Giai đoạn trình bày
  
  Sau khi hoàn thành việc thiết kế bảng, bạn đã sẵn sàng sử dụng Access. Với mẫu thiết kế bảng trong tay, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp cơ sở dữ liệu. Tất cả những việc cần làm là nhập thông tin theo thứ tự từ mẫu thiết kế bảng tới cửa sổ Design view. Để tạo bảng Business Customers, thực hiện các bước sau:
  
  1. Nếu cần thiết, mở Access và vào cơ sở dữ liệu Customer. Đây là cơ sở dữ liệu được tạo ở đầu chương này.
  
  2. Từ cửa sổ Database, chọn nút Tables. Bạn sẽ thấy chưa có bảng nào được liệt kê vì chúng chưa được tạo
  
  3. Kích đúp chuột vào Create Table in Design View. Access hiển thị cửa sổ Design view như hình 2.
  
  
  Hình 2: Cửa sổ Design view.
  
  Ở chương 3, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Design view để thay đổi cách sắp xếp bảng hiện tại. Bây giờ bạn sử dụng nó để tạo một bảng mới. Trong trường hợp này, cửa sổ Design view là hoàn toàn trống. Chú ý là con trỏ nhấp nháy ở dòng đầu tiên trong cột Field Name. Acess sẵn sàng cho bạn bố trí bảng.
  
  Để bắt đầu, nhập tên trường đầu tiên trong thứ tự bảng: trường Account Number, Nhập Account Number, sau đó ấn phím Enter. Sau khi Access chấp nhận tên trường, con trỏ di chuyển tới cột Data Type. Cửa sổ Design view bây giờ trông như hình 3. Chú ý rằng Access giả thiết trường này là một trường văn bản và mặc định những thuộc tính cho kiểu dữ liệu Text xuất hiện phía dưới cửa sổ Design view.
  
  
  Hình 3: Cửa sổ Design view sau khi nhập tên trường đầu tiên.
  
  Trong mẫu thiết kế bảng, bạn chỉ định kiểu dữ liệu trường Account Number là AutoNumber. Để thay đổi kiểu dữ liệu của trường, kích chuột vào mũi tên phía bên phải của ô Data Type. Lần lượt, Access hiển thị một danh sách xổ xuống của kiểu dữ liệu. Kích chuột chọn AutoNumber.
  
  Ô sẽ hiển thị ngay kiểu dữ liệu AutoNumber cho trường Account Number. Cửa sổ Design view giống ở hình 4. Đồng thời, cùng với việc thay đổi kiểu dữ liệu, Access đã thay đổi các thuộc tính của trường.
  
  
  Hình 4: Cửa sổ Design view sau khi thay đổi kiểu dữ liệu
  
  Khi bạn ấn phím ENTER, con trỏ di chuyển tới cột Description. Bạn có thể nhập những lời chú thích cho trường đó. Đối với trường Account Number, có thể gồm một lời chú thích để nhắc nhở bạn hoặc người dùng khác rằng trường này là khóa chính.
  
  Khi ấn phím ENTER một lần nữa, Access chuyển tới dòng tiếp theo trong cột Field Name. Nhập tên trường thứ hai (Company Name) và lựa chọn kiểu dữ liệu. Thực hiện công việc này cho đến khi bạn nhập các thông tin cho trường cuối cùng.
  
  Trước khi chuyển khỏi dòng chứa trường Company Name, hãy nhìn xuống phần các thuộc tính phía dưới cửa sổ Design view (hình 5). Những thuộc tính đó mặc định cho kiểu dữ liệu Text. Chú ý, Access thiết lập thuộc tính Field Size là 50.
  
  
  Hình 5: Cửa sổ Design view sau khi xác định kiểu dữ liệu cho trường thứ hai.
  
  Khi bạn xác định mẫu thiết kế bảng mà độ dài chỉ cần 35, hãy điều chỉnh thuộc tính Filed Size. Sử dụng chuột để lựa chọn thuộc tính Field Size và thay đổi thành 35. Sau đó dùng chuột trở lại cột Field Name, trong dòng thứ ba nhập tiếp tên trường tiếp theo.
  
  Tiếp tục và nhập tất cả 17 trường cho bảng Business Customers. Khi nhập mỗi trường vào trong bảng, phải chắc là bạn thiết lập thuộc tính DataType và thay đổi Field Size cho hợp lý. Khi đã hoàn thành, cửa sổ Design view xuất hiện như hình 6.
  
  
  Hình 6: Cửa sổ Design view sau khi nhập trường cuối cùng.
  
  Sau khi hoàn thành tất cả các trường, bạn phải xác định khóa chính. Để làm được điều này, cuộn thiết kế bảng lên trên cho đến khi bạn nhìn thấy trường Account Number trên màn hình. Lựa chọn trường và kích chuột vào công cụ Set Primary Key. Access hiển thị một khóa trong vùng xám phía bên trái dòng Account Number (hình 7).
  
  
  Hình 7: Cửa sổ Design view sau khi đã hoàn tất.
  
  Bây giờ bạn đã hoàn thành toàn bộ bảng, và muốn lưu nó lại. Để lưu bảng, cách đơn giản là đóng cửa sổ Design view bằng cách kích chuột vào nút Close phía trên góc bên phải cửa sổ. Trước khi đóng, Access hỏi nếu bạn muốn lưu bảng này (hình 8).
  
  
  Hình 8: Access hỏi xem bạn có muốn lưu bảng không
  
  Để lưu, kích chuột vào nút Yes. Access sẽ lại hỏi bạn xác định tên cho bảng, hình 9.
  
  
  Hình 9: Đặt tên cho bảng sẽ được lưu.
  
  Nhập tên bạn đã viết phía trên mẫu thiết kế: Business Custormers. Nhấp ENTER hoặc kích nút OK để lưu bảng dưới tên đó.
  
  
  Nguồn: Learn Access
• Bài trước Bài tiếp