Trả lời:
Trước tiên xin Giới thiệu SharePoint 2010 để cập nhật cho diễn đàn chúng ta
Trong bài viết này tôi muốn giải đáp thắc mắc của rất nhiều người hiện nay – SharePoint là gì ? Tại sao lại dùng SharePoint ? Đồng thời cùng với các bạn khám phá các tính năng mới và rất có ích của SharePoint 2010.
SharePoint là gì ?
Có rất nhiều định nghĩa về SharePoint (bạn có thể xem các định nghĩa này trên trang
http://www.aiim.org/What-is-Microsoft-Sharepoint). Nhưng tóm lại bạn có thể hiểu về SharePoint như sau: Nó là một sản phẩm web-based mà Microsoft phát triển để phục vụ cho nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau. Ba nhóm đối tượng sử dụng SharePoint gồm:
–
Người sử dụng. Sử dụng các tính năng có sẵn của SharePoint (Cộng tác, quản lý nội dung, tìm kiếm, tự động hóa quy trình công việc…) để dễ dàng hóa các công việc nghiệp vụ có liên quan đến thông tin, tài liệu, làm việc nhóm….Người sử dụng cũng có thể dễ dàng thay đổi, bố trí lại các thành phần và tính năng có sẵn để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng.
–
Chuyên viên quản trị CNTT. Triển khai một nền tảng web-based thống nhất để tạo lập, duy trì các ứng dụng web phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của một doanh nghiệp hoặc tổ chức, chẳng hạn web site làm việc nhóm, intranet nội bộ, web site internet để quảng bá doanh nghiệp, các ứng dụng cho các bài toán nghiệp vụ như quản lý công văn, quản lý dự án, quản lý nhân sự….
–
Lập trình viên. Tuỳ chỉnh các tính năng đã có, mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới trên nền tảng SharePoint để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp/khách hàng.
Như vậy có thể nói SharePoint là tất cả những gì bạn cần cho công việc của mình, nếu nó chưa phù hợp bạn có thể thay đổi nó, mở rộng nó theo cách mà bạn muốn.
Lịch sử phát triển của SharePoint
SharePoint được Microsoft phát triển từ nhiêu năm với mục tiêu ban đầu là phục vụ cho nhu cầu làm việc cộng tác và chia sẻ thông tin. Các mốc thời gian và các phiên bản tương ứng như sau:
- Năm 2001. Microsoft phát hành phiên bản đầu tiên của SharePoint: SharePoint Team Services và SharePoint Portal Server 2001
- Năm 2003. Phiên bản thứ hai có tên Windows SharePoint Services 2.0 và SharePoint Portal Server 2003 được phát hành
- Năm 2007. Phiên bản mới tiếp theo – Windows SharePoint Services 3.0 và SharePoint Portal Server 2007 được phát hành
- Năm 2010. Phát hành phiên bản SharePoint Foundation 2010 và SharePoint Server 2010
SharePoint 2007
Ngoài các tính năng làm việc cộng tác (cho phép mọi người cùng làm việc và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, hiệu quả) SharePoint 2007 bổ sung thêm nhiều tính năng để đáp ứng thêm nhiều nhu cầu sử dụng khác. Các nhóm tính năng chính của SharePoint 2007 gồm:
- Collaboration. Cung cấp các chức năng làm việc theo nhóm, thay thế cho việc sử dụng email
- Business Intelligent. Cung cấp các tính năng tạo các trang web báo cáo, thống kề, lập biểu đồvề trình trạng hoạt động của doanh nghiệp/tổ chức từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, phục vụ cho công tác quản lý điều hành, giám sát để kịp thời đưa ra các quyết định.
- Search. Tính năng này cho phép người dùng có thể tìm kiếm được các dữ liệu thông tin một các nhanh chóng, chính xác từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau – Web site, thư mục chia sẻ, trong thư mục dùng chung của Exchange, Lotus Notes…
- Portal. Cung cấp nhiều mẫu web site khác nhau, cho phép nhanh chóng tạo lập các loại web site – Intranet, Extranet, Internet …
- Content Management. Cung cấp các tính năng quản lý tài liệu, quản lý phiên bản, lưu trữ tài liệu, quản lý nội dung web…
- Business Process Automation. Tính năng này tích hợp với các công nghệ .NET 3.0 như Windows Workflow Foundation cho phép nhanh chóng, dễ dàng tạo ra các ứng dụng luồng công việc để tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, ví dụ như phê duyệt công văn, phê duyệt đăng ký phòng họp, nghỉ ốm, nghỉ phép, điều xe….
SharePoint 2010
Là phiên bản mới nhất tính đến thời điểm này, SharePoint 2010 được tái cấu trúc nhằm tạo ra một nền tảng cộng tác, nền tàng phát triển phụ vụ mọi nhu cầu của doanh nghiệp với mục tiêu dễ sử dụng, giảm chi phí và hiệu quả hơn. Các tính năng của SharePoint 2010 một cách tóm tắt như sau:
- Sites. Cung cấp các chức năng tạo lập các web site phục vụ theo các mục đích khác nhau – làm việc nhóm, intranet, extranet, internet. Hỗ trợ việc truy cập bằng nhiều loại trình duyệt khác nhau. Tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office, cho phép làm việc với dữ liệu trực tuyến -online, gián tuyến – offline. Giao diện thân thiện như sử dụng Office 2007/2010 nên không mất nhiều thời gian đào tạo sử dụng.
- Communities. Cung cấp các tính năng mạng xã hội (Tagging, Tag Clound, Rating, Social Bookmaking, Blogs, Wiki, My Sites, Profiles…) nhằm c ho phép liên kết thông tin, người dùng trong doanh nghiệp một cách dễ dàng, thuận tiện để trao đổi thông tin và chia sẻ kiến thức.
- Content. Cung cấp nhiều tính năng phục vụ cho tổ chức, phân loại, quản lý và khai thác mọi loại nội dung có trong doanh nghiệm (Kiểu nội dung, Siêu dữ liệu, Tập tài liệu, Đa trạng thái, lưu trữ, tài liệu đa phương tiện – phim, âm thành, ảnh…)
- Search. Tìm kiềm từ nhiều nguồn nội dung, tìm theo ngữ nghĩa, xem trước…
- Insight. Cung cấp các tính năng để cho phép kết nối, tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau có trong doanh nghiệp hoặc từ bên ngoài doanh nghiệp thông qua các dịch vụ đi kèm như: Performance Point, Excel Services, Charts, Visio, Services, Web analytics, SQL Server Integration…) để tạo và hình thành các báo cáo số liệu, thống kê hiệu suất…
- Composite. Cung cấp các công cụ và cấu phần để cho phép tạo ra các ứng dụng đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ một các nhanh chóng thông qua viết code hoặc không cần phải viết code. Các công cụ này bao gồm: Business Connectivity Services, InfoPath Forms Services, External Lists, Workflow, SharePoint Designer, Visual Studio, API, REST/ATOM/RSS.
Tại sao lại sử dụng SharePoint 2010 ?
Ngày nay, thông tin ngày một nhiều, đa dạng, phong phú, nhu cầu trao đổi, làm việc theo nhóm ngày các tăng. Vậy làm thế nào để tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm khai thác sử dụng các thông tin đó một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
Có hai nhóm lý do chính cho việc sử dụng SharePoint 2010:
- Các khó khăn khi làm việc nhóm
- Nhu cầu nghiệp vụ
Ta sẽ tìm hiểu một số vấn đề của hai nhóm lý do trên dưới đây.
Các khó khăn khi làm việc nhóm (cộng tác)
Chia sẻ dữ liệu, tệp tin
Việc chia sẻ các tệp tin dùng chung thường được thực hiện bằng cách lưu chúng trong các thư mục chia sẻ trong mạng. Khi chia sẻ kiểu này thì phát sinh các vấn đề như sau:
- Khó khăn trong việc tìm và định vị được các tệp tin trong các thư mục chia sẻ trên mạng, nhất là khi có nhiều tệp tin được cất lên.
- Khó khăn trong việc bảo vệ các tệp tin lưu trên các thư mục chia sẻ, nhiều mức quyền phải thiết lập, phân chia cấu trúc thư mục lưu trữ…
Cộng tác qua Email
Việc trao đổi thông tin qua email rất phổ biến, tuy nhiên khi phải chia sẻ/trao đổi qua email cũng nảy sinh rất nhiều vấn đề:
- Khi bạn phải gửi thư cho nhiều người, việc quản lý các luồng trao đổi này sẽ rất khó khăn khi việc trao đổi qua lại gia tăng hàng ngày, bạn có thể nhầm lẫn trong việc theo dõi và quản lý nội dung của mỗi một email
- Thông tin được lưu trong các hộp thư cá nhân, vậy khi người này nghỉ việc hoặc ra khỏi công ty, bạn làm sao lấy /sử dụng lại được nội dung từ các hộp thư cá nhân đó.
- Khi trao đổi qua email, thông tin có thể bị đánh cắp trên đường lưu chuyển và có thể làm lộ các thông tin quan trọng
- Sự trùng lặp thông tin khi chia sẻ qua email , dẫn đến lãng phí tài nguyên của hệ thống – băng thông, dung lượng lưu trữ…
Phiên bản tài liệu
Khi lưu trữ các tài liệu trên thư mục chia sẻ, sẽ không có cơ chế quản lý phiên bản, bạn hãy hình dung điều gì xảy ra khi bạn đưa lên một tài liệu mà bạn mất nhiều ngày để soạn ra nó, sau đó một người khác cũng sửa đổi và sau đó đưa lên lại tài liệu đó, rõ ràng là nó sẽ ghi đè lên tệp tài liệu mà bạn đã hoàn thành, và thế là công sức mà bạn bỏ ra trở thành công cốc.
Loại bỏ các thông tin cũ
Khi chia sẻ tài liệu bằng các thư mục chia sẻ, làm thế nào để tìm và xóa các tệp tin, tài liệu không cần thiết nữa, nhất là khi trên đó có hàng ngày, hàng vạn tệp tin. Đây quả là một vấn đề lớn, bạn phải bỏ rất nhiều công sự và thời gian để làm việc đó vì thư mục chia sẽ không hỗ trợ việc đó cho bạn.
Thông báo thay đổi cho người dùng
Bạn soạn xong một tệp tài liệu, ̣đưa nó lên thư mục chia sẻ, người khác đang trông chờ nội dung tệp tài liệu đó, làm thế nào để thông báo cho những người đó biết là bạn đã làm xong. Bạn có hai việc phải làm trong trường hợp này, một là đưa tài liệu lên thư mục chia sẻ, hai là gửi email hoặc gọi điện thông báo cho những người đang chờ. Điều gì xảy ra nếu việc thức nhất bạn làm nhưng lại quên thông báo ???
Môi trường làm việc toàn cầu
Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trên nhiều vùng miền địa lý khác nhau, bạn có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến chia sẻ nội dung, cũng như liên hệ với đồng nghiệp như:
- Khác biệt về thời gian
- Khác biệt vềngôn ngữ, văn hóa
- …
Nhu cầu nghiệp vụ
Dưới đây là một số nhu cầu của doanh nghiệp/tổ chức
- Giảm việc sử dụng thư điện tử. Sử dụng SharePoint bạn tạo ra các nơi lưu trữ tập trung cho việc chia sẻ các nội dung và tài liệu thay vì sử dụng Email.
- Truy cập qua Web. Khi lưu trữ tài liệu, thông tin lên các web site SharePoint, bạn có thể truy cập đến chúng bằng bất cứ loại trình duyệt web nào, cũng như sửa dụng các tính năng tìm kiếm. Ngoài ra bạn còn có thể tuỳ biến nội dung trên web site thông qua mã lệnh HTML hoặc sử dụng các Web Parts.
- Tìm kiếm thông tin. SharePoint cung cấp các tính năng tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau
- Sao lưu, khôi phục. SharePoint cung cấp đầy đủ các tính năng để sao lưu và khôi phục các dữ liệu trên web site
- Bảo mật, phân quyền. SharePoint cung cấp nhiều cơ chế xác thực nên bạn có thể chọn được cơ chế phù hợp với cơ chế xác thực mà cơ quan mình đang sử dụng. SharePoint hỗ trợ phân quyền theo nhiều mức khác nhau từ Web Application, tới web site, tới List, tới các item, và cung cấp các công cụ trực quan để quản lý việc phân quyền đó.
- Toàn cầu hóa. SharePoint hỗ trợ bản địa hóa nên bạn có thể sử dụng các gói ngôn ngữ khác nhau cho các khu vực địa lý khác nhau
- Tự động hóa các chính sách quản lý thông tin. SharePoint cung cấp và hỗ trợ các thiết lập về chính sách quản lý thông tin, và áp dụng nó một cách tự động để bạn hoàn toàn dễ dàng tuân thủ các chính sách quản lý thông tin của cơ quan hoặc theo yêu cầu của pháp luật.
SharePoint 2010 giải quyết triệt để các khó khăn cũng như nhu cầu nói trên một cách xuất sắc với các tính năng sau
Nhóm tính năng Cộng tác- Online Precence. Tính năng này cho phép trao đổi theo thời gian thực giữa các thành viên của nhóm làm việc với nhau. Thông qua tính năng này, trạng thái hiển diện của người dùng được trình bày trên trang của SharePoint giúp người dùng nhận biết được trạng thái của mỗi người (online/offline, đang rảnh rỗi, bận….) để họ chủ động thiết lập giao tiếp khi cần thiết qua tin nhắn/hội thoại hình/hội thoại tiếng…
- Colloboration List. SharePoint cung cấp nhiều loại danh sách để người dùng sử dụng thay cho email như: Thảo luận, Lịch biểu, Thông báo, Liên kết, Thăm dò ý kiến…
- Collaboration Site. SharePoint cung cấp sẵn nhiều mẫu web site cho nhiều mục đích chia sẻ và làm việc khác nhau, giúp cho người dùng tạo các các web site thích hợp cho nhu cầu công việc của mình. Các mẫu site này gồm: Wiki, Blog, Document, Meeting…
- Tích hợp với các ứng dụng Office. SharePoint tích hợp với các ứng dụng Office như Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, SharePoint workspace, SharePoinảt Designer. Sự tích hợp này giúp người dùng sử dụng được các tính năng của SharePoint ngay từ các ứng dụng Office vốn đã quen thuộc và dễ dùng, giảm được thời gian đào tạo sử dụng SharePoint, tăng hiệu suất công việc.
Nhóm tính năng Search
Tính năng Search của SharePoint cho phép người dùng tìm kiếm thông tin, người dùng từ nhiều nguồn lưu trữ thông tin khác nhau. Đông thời cho phép phát triển các ứng dụng tích hợp với tính năng tìm kiếm của SharePoint.
Nhóm tính năng Quản lý Tài liệu
SharePoint cải thiện nền tảng lưu trữ và các tính năng quản lý tài liệu – tạo, lưu trữ, theo dõi, quản lý phiên bản, xóa, khôi phục dữ liệu.
- Document, Picture, Form Libraries. Là các kho chứđể lưu trữ và duy trì các tài liệu, đồng thời còn cung cấp các khung nhìn khác nhau để theo dõi tài liệu.
- Content Types. Được sử dụng để phân loại tài liệu bằng cách áp dụng cho các libraries
- Versioning. Thực hiện việc quản lý phiên bản, đảm bảo tính nhất quán bằng cách áp dụng cho các libraries, list. Nó duy trì lịch sử các phiên bản của tài liệu, cho phép khôi phục tài liệu về một phiên bản trước đó khi cần thiết.
- Recycle Bin. Chứa các mục bị xóa, và có thể khôi phục một mục bị xóa nhầm. Thời hạn duy trì trong Recycle Bin là 30 ngày.
- Management List. SharePoint cung cấp rất nhiều List khác nhau cho mục đích quản lý như quản lý công việc, quản lý vướng mắc…
Nhóm tính năng Quản lý Lưu trữ
Cung cấp các tính năng phục vụ cho việ lưu trữ tài liệu trên các web site SharePoint:
- Tự động hóa việc định tuyến tài liệu lưu trữ vào đúng kho hoặc thư mục lưu trữ tuỳ theo kiểu phân loại của tài liệu
- Cho phép “treo” một tài liệu để cấm việc sửa chữa/xoá tài liệu vì một lý do nào đó
- …
Các tính năng mới khác của SharePoint 2010- Giao diện sử dụng AJAX, và Ribbon, giúp cho việc sử dụng và tuỳ chỉnh các trang của SharePoint một cách dễ dàng
- Hỗ trợ FAST search cho phép việc tìm kếm và phân loại kết quả tìm kiếm theo nhiều tiêu chí
- Nâng cấp các tính năng BI: Biểu đồ, Dashboard, KPI
- Tích hợp Quản trị Nội dung. Tính năng Wiki và Publishing được kích hoạt cho tất cả các loại Web Site của SharePoint 2010
- Nhiều dịch vụ mới có trong SharePoint 2010: Access Services, Visio Services, Metadata Services…
- Các tính năng mạng xã hội. Tagging, RSS Feed, Communities, Activity Streams, Profiles, My Site…
Trước khi kết thúc bài viết này, tôi xin tóm tắt lại một số ý sau:
- SharePoint là một sản phẩm web-based được Microsoft phát triển nhằm tạo ra một nền tảng thống nhất để triển khai nhiều loại ứng dụng cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Các tính năng sẵn có của SharePoint phục cho nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau như: Làm việc nhóm, Quản lý nội dung, Tìm kiếm thông tin, Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để tạo ra các báo cáo, thống kê về hoạt động trong doanh nghiệp, tạo các loại web site – intranet, extranet, internet…
- Các web site của SharePoint đều hỗ trợ các tính năng mạng xã hội – Profile, Tagging, RSS fead, Wiki, Blogs…
- Đối tượng người dùng của SharePoint có ba nhóm chính: Người dùng cuối, Chuyên viên quản trị CNTT, Lập trình viên
- Có thể tùy chỉnh, mở rộng SharePoint một cách không hạn chế để đáp ứng được nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau
- Có thể truy cập SharePoint qua nhiều loại trình duyệt khác nhau, truy cập SharePoint từ các ứng dụng Office…
Như vậy, bạn cần đặt ra cho mình một số câu hỏi, đó là:
1. Muốn làm việc gì?
2. Người dùng sẳn trả phí không, bởi Microsoft ngày càng muốn bạn sử dụng các tiện tích online để kiểm soát vấn đề bản quyền?
....
* Khi bạn trả lời được câu 1 và chấp nhận câu 2, chúng ta sẽ bắt tay vào làm thử
Một số link tham khảo trước khi sử dụng:
1.
Tạo form SharePoint với Access 2013 Web Apps
2.
Ebook Giới thiệu giải pháp xây dựng ứng dụng Shared Point
3.
Thiết lập SharePoint Store từ Access ( hay còn gọi là phân phối ứng dụng)
* Cuối cùng: Ở tình thế hiện nay như Việt Nam chúng ta và vốn kiến thức của bạn như đã trình bày trên, mình nghĩ chưa phải lúc để tiếp xúc với nó...
Xin được bổ sung ý kiến của các Anh/Chị khác