Chức năng chương trình xem tại đây: http://thuthuataccess.com/forum/thread-8262.html
1. Các chức năng quản lý văn bản đến
- Cập nhật văn bản đến
- Duyệt, phân công xử lý văn bản
- Theo dõi, xử lý văn bản
- Tra cứu, tìm kiếm văn bản
2. Các chức năng quản lý văn bản đi
- Chuyển phát hành văn bản
- Cấp số, gửi đi
- Cấp quyền xem văn bản
- Tra cứu, tìm kiếm văn bản
- Theo dõi thời gian phải xử lý văn bản
3. Các chức năng quản lý danh mục lưu trữ
- Tạo lập danh mục lưu trữ theo năm ( gồm 14 danh mục)
- Theo dõi, xử lý công việc liên quan
4. Lập báo cáo, thống kê
- Lập, in Sổ văn bản đến, văn bản đi
- Báo cáo tình hình xử lý văn bản của viên chức, phòng ban được phân công xử lý vv..
5. Thết lập chuyển tất cả văn bản đi, đến bằng giấy lên dạng file văn bản điện tử và lưu theo danh mục đã xây dựng
6. Thiết lập mạng cục bộ ( mạng LAN) toàn đơn vị
7. Phân chia phần mền cho từng đối tượng sử dụng
- Nhóm Quản lý giám sát ( Dành cho Giám đốc, Trưởng phó phòng)
- Nhóm văn thư ( Dành cho người phụ trách văn thư )
- Nhóm người dùng ( người xử lý văn bản, cá nhân khác)
- Và một số chức năng bổ trợ khác…

Tính năng bổ sung trong phiên bản 1.4.2 ( ngày đăng 04/5/2015)

   1. Bổ sung hàm tự tạo thư mục của năm hiện hành cho máy chủ
   2. Tự tạo thư mục quản lý theo năm trên máy con và giám sát :
   3. Bổ sung tính năng copy file về máy tự xem ( dùng cho máy con và máy Giám sát) ( như Backup vậy) Khi nhấn vào nút xem nếu phát hiện trên máy người dủng chưa có thư mục, tập tin như điều 1,2 nó sẽ tự tạo ra và chép file đó về máy và từ lần sau nó sẽ tự mở file trên máy mình...Mục đích khác là Nếu file đó do tôi xử lý thì nó sẽ gom vào 1 thư mục của năm đó vào trong máy tôi....Nhớ rằng Datahethong vẫn nằm trên máy chủ.
   4. Bổ sung thông báo khi file đang mở
   5. Bổ sung thông khi máy chủ tắt hoặc mất kết nối.
   6. Thay đổi vị trí chia sẽ công văn ( để file Server không được nhìn thấy, chỉ nhìn thấy file Data) thư mục Data chuyển vào Danh_muc_ho_so\ và share với tên VBDT$
   7. Bổ sung tính năng tìm kiếm đa dạng trên 1 form với nhiều điều kiện theo người dùng
   8. Hợp nhất 3 file Máy con, Máy chủ, Máy Giám sát thành 1
   9. Tạo Giao diện đăng nhập; theo dõi đăng nhập....phân quyền sử dụng theo User...
   10. Tạo mật khẩu cho Datahethong
   11. Tự động liên kết khi di chuyển dữ liệu đến vùng lưu trữ khác.
   12. Tạo tính năng Backup Datahethong hằng ngày và đến cuối tháng gom lại thành 1 file đến cuối năm thì lại gom thành 1 file ....
   13. Tự động Compare 1 tháng 1 lần ( để xả bớt dung lượng)
   14. Và nhiều tính năng khác......
   15. Bổ sung thêm tính năng mở mọi loại file: Trược đây chỉ mở được Word và file PDF thôi.
Xóa bớt form Query....

Khả năng tương thích: với WinXp, Win7, Win 8 and Offce 2003,2007,2010

Một số hình ảnh và video hướng dẫn:

form đăng nhập:

form tìm kiếm


form

Tính năng của bản 1.5.0
1. Thay đổi kiểu cấu hình kết nối:
- Trước đây bạn phải shared đúng với tên VBDT$ và IP phải là 192.168.1.4, phiên bản lần này cho phép bạn tự chỉnh sửa tùy bạn. Muốn shared tên gì hay IP mấy tùy thích. Mục đích lỡ bạn có đặt máy chủ ở IP số mấy hay shared với tên khác cũng vô tư.
- Lý do bổ sung tính năng này: Mình thấy ngoài công tác quản lý văn bản cơ quan, còn một số bạn hỏi nếu trên 1 máy muốn sử dụng riêng 2 chương trình: tức là vừa quản lý văn bản của cơ quan vừa quản lý văn bản của Đảng hay Đoàn trên 1 máy thì chỉ việc copy thành 2 thư mục riêng biệt và shared với tên bạn muốn đặt. <<- đó là lý do.

2. Tính năng bảo tòan dữ liệu:
- Vì ứng dụng phải shared toàn quyền nên khó tránh được kẻ xấu vào xóa file của chúng ta, nên khi bạn tạo hay xem 1 văn bản nào đó nó sẽ tự động copy vào 1 thư mục gọi là Văn bản điện tử(backup) cái này các bạn cũng có thể tự cấu hình với tên bạn mong muốn.

3. Tính năng chọn file bất ở bất cứ nơi đâu trên máy, rồi nó sẽ tự chuyển vào thư mục quản lý văn bản điện tử của mình.
Ví dụ:
Ứng dụng quản lý văn bản điện tử tôi cài ở: D:\PHANMEM-QUANLYVBDT
Bạn nhập mới 1 văn bản đến của năm 2015, ta có file X đang nằm ở ổ C:\My Music, bạn sẽ nhấn nút chọn file và chọn C:\My Music\file X, ứng dụng sẽ tự lôi file đó về đúng thư mục 2015 và đặt tên mới theo nguyên tắc mà tôi đã đính kèm trong báo cáo.

4. Tính năng truy cập file xuyên suốt:
- Trong quá trình đăng nhập kết nối đến máy chủ có thể máy sẽ chạy chậm, với tính năng này nó sẽ khắc phục tình trạng đó, để các bạn sử dụng công xuất 100% không bị đơ khi nhiều máy truy cập cùng một thời điểm.
- Đồng thời, nếu phát hiện máy chủ không mở hoặc mất kết nối, ứng dụng sẽ tự động truy cập vào file tạm để giúp cho ta tra cưú và truy xuất các tập tin trước đây ta đã từng mở.

5. Tính năng xuất các đoạn text để chèn vào báo cáo tháng khi có yêu cầu: khi nấn nút và điền tháng cần xuất.
Ví dụ: xuất lên word bằng 1 đoạn: công văn số 20/TB-SYT ngày 20/8/2015 của Sở Y tế về việc thông báo kết quả....

6. Tính năng thông báo trên form Chính xuất hiện 2 đoạn thông báo ( để ta không cần vào đến form xử lý để kiểm tra):
- Thông báo số văn chưa xử lý:
- Thông báo số văn bản chưa phê duyệt.

7. Tính năng thông báo và Lịch Họp.

8. Thay đổi giao diện ứng dụng, để dể quan sát và nhập dữ liệu và hạ bớt dung lượng không quá 5Mb

9. Lược bỏ một số thứ và tính năng:
- Xóa tất cả Query
- Xóa bớt form
- Xóa bớt Modules + Tạo thêm các hàm để phục vụ các tính năng trên.
- Chọn ngày tháng bằng Control Canlender thay bằng chọn bằng form.

Và nhiều tính năng khác nửa....gần đến ngày sẽ nó cụ thể.

Bổ sung: Phát hiện văn bản chưa phê duyệt.








Cảm ơn các bạn quan tâm đối với ứng dụng này. Xin cảm ơn

Video huớng dẫn cài đặt




Update phiên bản 1.5.1
- Viết lại biến cố của nút Xem văn bản
- Chuyển các máy con, máy phê duyệt văn bản sang cơ chế sử dụng file Tạm thời theo 03 cơ chế:
+ Dự phòng song song với tạm thời;
+ Trực tiếp song song với Tạm thời;
+ Mất kết nối với Tạm thời.

* Tạm thời: là các table, query được sinh ra khi ta đăng nhập vào chương trình

Mục đích: Làm cho máy chạy nhanh hơn nửa, tránh tình trạng treo lak khi quá nhiều User cùng đăng nhập sử dụng trong cùng thời điểm.

Địa chỉ tài về: Tải xuống văn bản điện tử 1.5.1
Ghi chú: Ai đang sử dụng phiên bản thấp hơn khi nâng cấp vui lòng liên hệ maidinhdan@gmail.com.( bởi Data có chúc khác với phiên bản trước)

Bổ sung Hướng dẫn cài đặt Ứng dụng quản lý văn bản điện tử 1.5.0 trên Win7+ Access 2010



Cập nhật thêm 1 đoạn code để tắt thanh Navitive trên Access 2010

Pass của tất cả các tài khoản là : 1

Nếu cài thấy báo lỗi là do chưa tắt Security Macro Warning của Access:
+ Access 2003: Vào tool/Macro/Securty/ chọn Low( Not recommended)
+ Access 2007,2010 hoặc hơn: Xem link này Hướng Dẫn Tắt Security Macro Warning Access 2007,2010

Đăng ngày 01/9/2016

Trích dẫn:Nhiều bạn mong muốn tìm hiểu code ứng dụng này nên hôm nay mình sẽ chia sẽ Source code Ứng dùng này:

Với Yêu cầu:
1. Có ít nhất 10 bài viết giúp đỡ/hướng dẫn thành viên trong diễn đàn.
2. Khi đủ yêu cầu 1, gửi địa chỉ Email của bạn tại đây để xin Source code

Mình sẽ gửi Đầy đủ bộ Ứng dụng, Code, Bài viết Báo cáo nghiệm thu cho các bạn thông qua Email của mình: maidinhdan@gmail.com


Phiên bản gửi là bản mới nhất 1.5.6

Mình có 1 số thắc mắc:
- sao bạn không phân quyền truy cập trong cùng 1 file thay vì 03 file như vậy.
- Có cách nào lưu file dạng word hoặc pds trên phần mềm luôn không để dễ quản lý khi cập nhật văn bản mới thay thế ví dụ như luật, qui định thay vì lưu trên ổ đĩa.

cho hỏi, cập nhật thế nào vậy, hổng lẽ mất hết giữ liệu cũ à, làm sao cập nhật mà dữ liệu cũ vẫn giữ nguyên.

(23-01-15, 02:04 PM)thanhtruong Đã viết: cho hỏi, cập nhật thế nào vậy, hổng lẽ mất hết giữ liệu cũ à, làm sao cập nhật mà dữ liệu cũ vẫn giữ nguyên.

Video hướng dẫn nâng cấp dữ liệu mà vẫn giữ file Datahethong củ để sử dụng tiếp
bạn vẫn giữ lại file: datahethong.mdb nằm trong thư mục data là được
Nhấn vào chữa "Phiên bản v1.3" nó mở ra cửa sổ mới để bạn click vào nó tự thay tất cả đường dẫn file chương trình theo ý bạn thôi.

---

(23-01-15, 11:30 AM)vu.hoang4 Đã viết: Mình có 1 số thắc mắc:
- sao bạn không phân quyền truy cập trong cùng 1 file thay vì 03 file như vậy.
- Có cách nào lưu file dạng word hoặc pds trên phần mềm luôn không để dễ quản lý khi cập nhật văn bản mới thay thế ví dụ như luật, qui định thay vì lưu trên ổ đĩa.

Trả lời:
Câu 1: Lý do không truy cập cùng 1 file.
- Thứ 1, Đây là chương trình dùng trong mạng LAN: sẽ có 1 máy chủ lưu file word và datahethong nằm trên máy này và máy scan chỉ có một mà thôi, nên máy Scan file lên cũng phải nằm cạnh máy chủ.
- Thứ 2, Trong cơ quan bạn có 50 người dùng, nếu dùng phiên bản server bạn không sợ người ta chỉnh sửa sao. Nên máy con chỉ được phép xem tra cưu văn bản thôi, chuyện nhập, chỉnh sửa thuộc máy chủ và máy giám sát.
- Thứ 3 máy giám sát ở đây, giống như sếp phê duyệt văn bản vậy. Không lẽ gọi xếp lại chỗ máy chủ rồi duyệt từng cái văn bản sao. Nên phải có thêm phiên bản dành cho người giám sát đo
Câu 2: Phần mềm này có thể lưu dưới dạng Word và PDF bạn nhấn vào nút Scan nó tự tạo phiên bản word còn bạn muốn sử dụng file PDF thì bạn Scan sẳn file đặt tên không dấu, không có khoảng trắng( kể cả tên thương mục) rồi chọn nút Đổi nơi lưu, sau đó nhấp chọn file PDF của bạn là ok

Bổ sung Video hướng dẫn nâng cấp dữ liệu mà vẫn giữ file Datahethong củ để sử dụng tiếp

Chào bạn
Ý mình thắc mắc như vậy vì hiện nay có một số đơn vị xây dung ERP sử dung access để viết code cho mấy trăm người sử dụng qua mạng Lan và Internet nhưng chỉ có 01 file duy nhất mà vẫn đảm bảo an toàn. Sếp chỉ cần duyệt công việc bằng user của sếp thôi. Tiếc là mình không up được phần mềm đó lên đây được. Nếu bạn ở TpHCM mình có thể gặp nhau trao đổi vấn đề này
Nếu bạn search trên google sẽ thấy có phần mềm gọi là ISO Online, cũng phân quyền tương tự như bạn. Bạn có thể tham khảo link sau:http://vtranet.com/chuc-nang/phan-mem-quan-ly-tai-lieu-iso
Cám ơn bạn

(23-01-15, 09:35 PM)maidinhdan Đã viết:

(23-01-15, 02:04 PM)thanhtruong Đã viết: cho hỏi, cập nhật thế nào vậy, hổng lẽ mất hết giữ liệu cũ à, làm sao cập nhật mà dữ liệu cũ vẫn giữ nguyên.

Video hướng dẫn nâng cấp dữ liệu mà vẫn giữ file Datahethong củ để sử dụng tiếp

bạn vẫn giữ lại file: datahethong.mdb nằm trong thư mục data là được
Nhấn vào chữa "Phiên bản v1.3" nó mở ra cửa sổ mới để bạn click vào nó tự thay tất cả đường dẫn file chương trình theo ý bạn thôi.

---

(23-01-15, 11:30 AM)vu.hoang4 Đã viết: Mình có 1 số thắc mắc:
- sao bạn không phân quyền truy cập trong cùng 1 file thay vì 03 file như vậy.
- Có cách nào lưu file dạng word hoặc pds trên phần mềm luôn không để dễ quản lý khi cập nhật văn bản mới thay thế ví dụ như luật, qui định thay vì lưu trên ổ đĩa.

Trả lời:
Câu 1: Lý do không truy cập cùng 1 file.
- Thứ 1, Đây là chương trình dùng trong mạng LAN: sẽ có 1 máy chủ lưu file word và datahethong nằm trên máy này và máy scan chỉ có một mà thôi, nên máy Scan file lên cũng phải nằm cạnh máy chủ.
- Thứ 2, Trong cơ quan bạn có 50 người dùng, nếu dùng phiên bản server bạn không sợ người ta chỉnh sửa sao. Nên máy con chỉ được phép xem tra cưu văn bản thôi, chuyện nhập, chỉnh sửa thuộc máy chủ và máy giám sát.
- Thứ 3 máy giám sát ở đây, giống như sếp phê duyệt văn bản vậy. Không lẽ gọi xếp lại chỗ máy chủ rồi duyệt từng cái văn bản sao. Nên phải có thêm phiên bản dành cho người giám sát đo
Câu 2: Phần mềm này có thể lưu dưới dạng Word và PDF bạn nhấn vào nút Scan nó tự tạo phiên bản word còn bạn muốn sử dụng file PDF thì bạn Scan sẳn file đặt tên không dấu, không có khoảng trắng( kể cả tên thương mục) rồi chọn nút Đổi nơi lưu, sau đó nhấp chọn file PDF của bạn là ok

(25-01-15, 03:13 PM)vu.hoang4 Đã viết: Chào bạn
Ý mình thắc mắc như vậy vì hiện nay có một số đơn vị xây dung ERP sử dung access để viết code cho mấy trăm người sử dụng qua mạng Lan và Internet nhưng chỉ có 01 file duy nhất mà vẫn đảm bảo an toàn. Sếp chỉ cần duyệt công việc bằng user của sếp thôi. Tiếc là mình không up được phần mềm đó lên đây được. Nếu bạn ở TpHCM mình có thể gặp nhau trao đổi vấn đề này
Nếu bạn search trên google sẽ thấy có phần mềm gọi là ISO Online, cũng phân quyền tương tự như bạn. Bạn có thể tham khảo link sau:http://vtranet.com/chuc-nang/phan-mem-quan-ly-tai-lieu-iso
Cám ơn bạn

Cảm ơn bạn đã góp ý. Chuyện tạo ID để đăng nhập rồi phân quyền mình làm được bạn ạ, mình cũng có thể gom nó lại thành 1 rất dễ dàng, nhưng bạn thấy đấy, Chỉ là quản lý văn bản điện tử thôi, chứ có gì cao siêu đâu mà mổi lần mở máy phải sử dụng tài khoản để nhập chứ.

Cái thiếu sót của mình đến ngày hôm nay nửa là chưa tạo tự động BAckup dữ liệu thôi.

Còn việc tạo : Theo dõi quản lý ai đăng nhập, ai sửa chữa, ai xóa, ghép 3 file thành 1....mình đã làm qua hết rồi ( mình đã viết một phần mềm "Quản lý hồ sơ pháp y" khác bằng Access thành 1 file duy nhất y như bạn nói, gồm 14 người sử dụng, mỗi người đăng nhập vào sẽ có quyền truy xuất để nhập, xuất, xem, sửa và sử dụng các chức năng khác nhau: Bởi những hồ sơ này rất nhạy cảm và tuyệt mật". Và vì thực tế không phải mọi người đều biết rành xài phần mềm, nhất là việc phải nhớ tài khoản, mật khẩu là một điều rất xa xỉ đối với dân văn phòng.

Bạn tự hỏi đến ngày hôm nay bạn có bao nhiêu tài khoản trên internet chăng: riêng tới, không dưới 100 tên, tớ mất 2 năm để rút ra một điều là: chỉ 1 tên 1 mật khẩu duy nhất cho 100 tài khoản lang thang ấy đó, ngoài ra còn tài khoản riêng tư khác cũng gần 10 nửa và bạn thấy đây, công nghệ hiện nay người ta dần dần bỏ đi việc sử dụng để nhớ tài khoản mật khẩu thay vào đó là: mật khẩu vân tay, nhịp tim, điện tâm đồ, võng mạc mắt, quét key....

Tạm kết là vậy, nên mình sẽ không ghép 3 file này lại đâu.

Chào bạn maidinhdan.
Ý mình góp ý không phải để bạn gom 3 file thành 1. Ý của mình dựa trên phần mềm của bạn để làm phần mềm quản lý tài liệu ISO. Trước mắt là để quản lý các tài liệu giấy, thay vì khi cần 1 hướng dẫn hay quy trình gì đó thì phải lục tài liệu giấy thì mình lưu thành file khi cần tra cứu thì vào phần mềm tra cho nhanh:
- không cần chức năng scan trực tiếp. Chỉ cần có 01 file lưu bất kỳ ở đâu đó, chỉ cần insert vào phần mềm và lưu trên phần mềm là được. Sau đó nếu có update tài liệu mới thì file trước đó sẽ bị mờ và không cho mở xem.
- Khi đó bắt buộc phải phần quyền theo phòng ban, nhiệm vụ. Ai sẽ được quyền xem những tài liệu gì, update tài liệu. Vì là sử dụng cho nội bộ công ty thì phải cấp ID thui.

Do mới tập tành làm phần mềm nên có vài ý kiến để có ý tưởng ban đầu như vậy. Sau khi thành thục rồi sẽ làm tiếp là cho mọi người biên soạn upfile, ký duyệt ngay trên phần mềm giống như phần mềm ISO Online hiện đang có trên mạng

(26-01-15, 11:53 AM)vu.hoang4 Đã viết: Chào bạn maidinhdan.
Ý mình góp ý không phải để bạn gom 3 file thành 1. Ý của mình dựa trên phần mềm của bạn để làm phần mềm quản lý tài liệu ISO. Trước mắt là để quản lý các tài liệu giấy, thay vì khi cần 1 hướng dẫn hay quy trình gì đó thì phải lục tài liệu giấy thì mình lưu thành file khi cần tra cứu thì vào phần mềm tra cho nhanh:
- không cần chức năng scan trực tiếp. Chỉ cần có 01 file lưu bất kỳ ở đâu đó, chỉ cần insert vào phần mềm và lưu trên phần mềm là được. Sau đó nếu có update tài liệu mới thì file trước đó sẽ bị mờ và không cho mở xem.
- Khi đó bắt buộc phải phần quyền theo phòng ban, nhiệm vụ. Ai sẽ được quyền xem những tài liệu gì, update tài liệu. Vì là sử dụng cho nội bộ công ty thì phải cấp ID thui.

Do mới tập tành làm phần mềm nên có vài ý kiến để có ý tưởng ban đầu như vậy. Sau khi thành thục rồi sẽ làm tiếp là cho mọi người biên soạn upfile, ký duyệt ngay trên phần mềm giống như phần mềm ISO Online hiện đang có trên mạng

Mình hiểu rồi.
1. Hiện tại cơ quan mình đang áp dụng và cơ quan chủ quản cũng vậy, tất cả tài liệu phải được scan lên máy và truy xuất xem qua mạng LAN ( công văn đi hay đến)
2. Vì sao phải có nút Scaan file ( vì để thống nhất cách đặt tên cho 1 file) trước đây hoặc sau này có người nào mới nào sử dụng chức năng của nó sẽ quên đi cách đặt tên lưu cho 1 file vì vậy mình thiết kế nút đó để thống nhất cách đặt tên thôi: qua 1 năm áp dụng mình mới có kết quả đó, vì nhiều người đặt tên theo cảm hứng, lưu file thì thấy thư mục thì vứt vào tùm lum, tuy nói là tra cứu trên phần mềm nhấn vào có thể xem nhưng đến khi chuyển từ máy này qua máy nọ rất lôn xộn.
3. Chuyện phân quyền, chắc sao này mình sẽ làm nhưng để cho người ta có thói quen sử dụng phần mềm đã sau này mới thêm chức năng ấy.
4. Trong phần mềm mình có thêm nút "Đổi nơi lưu" đó, rồi chọn file lưu của bạn củng được mà.

Cuối cùng, rất mong nhận được sự đóng góp thêm nửa của bạn, Xin cảm ơn.

Bổ sung bài báo cáo về phần mềm này:
- Link Meadiafire: Tải về được nè